Wer die Freigrenzen für Firmenpräsente und Betriebsfeiern missachtet, muss mit unschönen Konsequenzen rechnen. Eine Flasche Bordeauxwein für den guten Kunden, zwei Eintrittskarten für die nächste Opernsaison oder ein Adventskalender mit edler Pralinenfüllung: Gerade in den Wochen rund um Weihnachten und den Jahreswechsel haben Geschenke unter Geschäftspartnern Konjunktur. „Doch was die guten Beziehungen pflegen soll, kann sich schnell als Steuerfalle erweisen“, warnt Johannes Nierwettberg, Steuerberater bei der Osnabrücker Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Dr. Klein, Dr. Mönstermann & Partner.
Geschenke unter Geschäftsfreunden kann man bis maximal 35 Euro pro Jahr steuerlich geltend machen, und zwar netto. Dies entspricht inklusive Mehrwertsteuer einem Bruttowert von gut 41 Euro.
„Diese Grenze sollte man aber unbedingt einhalten, denn schon ein paar Cent über dem Limit bedeuten, dass die gesamte Summe nicht mehr steuerlich geltend gemacht werden kann“, sagt Nierwettberg. „Dann wird das Geschenk steuerlich komplett als nicht abziehbare Betriebsausgabe behandelt.“ Hier tappt man besonders schnell in die Steuerfalle. Übrigens: Für Kleinunternehmer, bestimmte Freiberufler und andere Berufsgruppen (zum Beispiel Ärzte) ist die Nettogrenze von 35 Euro zugleich die Brutto-Grenze. Wer keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann, muss die Mehrwertsteuer in die 35 Euro mit einbeziehen.
Um zu wissen, was steuerrechtlich ungefährlich ist, muss man auch die sogenannte Geschenkesteuer (Paragraf 37b EStG) genauer unter die Lupe nehmen, denn auch der Beschenkte hat steuerliche Pflichten: Liegt der Geschenkewert über 10 Euro brutto, ist er normalerweise als Betriebseinnahme zu versteuern. Das ist jedoch oft nicht praktikabel, da dann der Wert des Geschenks genannt werden müsste. „In der Praxis wird der Schenker daher die Zuwendung mit 30 Prozent pauschal selbst versteuern und seine Ausgaben lückenlos dokumentieren – damit die Freude bei Schenker wie Beschenktem nicht nur von kurzer Dauer ist“, so Nierwettberg. Geschenke an ausländische Geschäftspartner sind übrigens steuerfrei, wenn diese in Deutschland nicht steuerpflichtig sind. Und bei dem Mitarbeiter, der den Kunden beispielsweise ins Fußballstadion oder ins Theater begleitet, steht die betriebliche Veranlassung im Vordergrund. Seine Eintrittskarte ist in diesem Fall also nicht als Geschenk und auch nicht als Arbeitslohn anzusehen, sodass auch hier keine Steuerpflicht entsteht.
In der Praxis muss das schenkende Unternehmen also folgendermaßen vorgehen: „Dem Geschenk-Empfänger ist mitzuteilen, dass die Steuer übernommen wird. Wenn die Entscheidung zur Übernahme der „Geschenkesteuer“ steht, gilt diese pauschal innerhalb eines Jahres für alle beschenkten Geschäftspartner – ein Wahlrecht existiert hier nicht“, erklärt Nierwettberg. Wenn das Geschenk als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann, kann auch die Steuer auf das Geschenk abgesetzt werden. Nicht als Geschenke im Sinne der Geschenkesteuer gelten unter anderem die Bewirtung von Geschäftsfreunden und Betriebsfeiern für die Mitarbeiter. Hier gibt es gesonderte Regeln.
Generell haben Firmenchefs viele Möglichkeiten, mit Incentives wie einem Sommerfest, einem Betriebsausflug oder der in vielen Firmen traditionellen Weihnachtsfeier ihren Mitarbeitern eine Freude zu bereiten – und das Betriebsklima zu verbessern. Die steuerlichen Auswirkungen sollten Arbeitgeber dabei aber nicht außer Acht lassen. Insgesamt erkennt der Fiskus für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr einen Freibetrag von jeweils 110 Euro je Arbeitnehmer an. Wird dieser Betrag überschritten, so wird der darüber hinausgehende Anteil steuer- und sozialabgabenpflichtig.
Allerdings setzt das Finanzamt an anderer Stelle enge steuerliche Grenzen: „Unternehmer sollten bei der Planung von Betriebsveranstaltungen beachten, dass in die Berechnung auch die Kosten für Begleitpersonen einfließen, also beispielsweise die Ehepartner der Mitarbeiter“, warnt Nierwettberg. Und der Fiskus unterscheide auch nicht zwischen individuellen Kosten, die dem Mitarbeiter zugerechnet werden können, und den Gemeinkosten der Veranstaltung. „Wenn der Chef also ein großes Partyzelt mit Live-Musik für die Firmenfeier mietet, werden die Kosten steuerlich auf die einzelnen Teilnehmer umgerechnet.“ Folglich kann der Freibetrag schnell überschritten sein, sodass steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt. Deshalb empfiehlt es sich, bereits vor Konzeption und Planung der Feier professionellen Steuerrat einzuholen.