Dass Unternehmer für ihre Angestellten Beiträge bei der Sozialversicherung leisten, ist hinlänglich bekannt. In vielen Branchen jedoch ist es durchaus üblich, saisonal oder ganzjährig auf die Beschäftigung von Selbstständigen zu zählen. Auch in Bereichen wie Buchhaltung, Marketing oder Grafik setzen Unternehmen oftmals auf freie Mitarbeiter.
Bei der Abgrenzung von angestellten und selbstständigen Mitarbeitern passieren jedoch immer wieder Fehler, die unter Umständen hohe Kosten verursachen, denn: „Grundsätzlich haftet allein der Arbeitgeber für die ordnungsgemäße Abführung der SV-Beträge für seine Angestellten“, erinnert Wirtschaftsprüfer Klaus Dunkel, Partner der Osnabrücker Steuerberatung- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft HLB Dr. Klein, Dr. Mönstermann & Partner. „Ein kostenfreies Statusfeststellungsverfahren, das bei der Deutschen Rentenversicherung beantragt werden kann, gibt dem Arbeitgeber die Sicherheit, dass alle Beschäftigten sv-rechtlich richtig behandelt werden.“
Wird der Mitarbeiter fälschlich als Selbstständiger beschäftigt und bei einer Prüfung der Deutschen Rentenversicherung als „angestellt“ definiert, droht dem Arbeitgeber die Nachzahlung aller geschuldeten SV-Beiträge seit Beginn der Anstellung – und zwar sowohl Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmeranteil, denn der Arbeitnehmer kann nur für die letzten drei Monate rückwirkend belangt werden, sofern er noch im Unternehmen beschäftigt ist. Da kann schnell eine hohe Summe entstehen.
Ein Rechenbeispiel: Beläuft sich die monatliche Bruttorechnung einer seit vier Jahren als selbstständig beschäftigten Buchhalterin auf 3.000 Euro und wird diese nachträglich als Angestellte eingestuft, so schuldet das Unternehmen plötzlich monatlich etwa 1.100 Euro SV-Beiträge, pro Jahr also bereits 13.200 Euro, in vier Jahren 52.800 Euro – plus sechs Prozent Zinsen pro Jahr. Die Verjährungsfrist beträgt vier Jahre, bei nachweislichem Vorsatz sogar 30 Jahre. „Dann steht sogar zu befürchten, dass der gezahlte Rechnungsbetrag von 3.000 Euro als Nettoentgelt gewertet wird und damit die Kosten noch höher ausfallen“, warnt Dunkel. Vorsatz liege beispielsweise dann vor, wenn das Unternehmen den Mitarbeiter wissentlich als Selbstständigen eingestellt hatte, um die SV-Beiträge zu sparen.
Grundsätzlich gilt: Voraussetzung für die Versicherungspflicht von Arbeitnehmern in der Sozialversicherung sind der Bezug von Arbeitsentgelt (unabhängig von der individuellen Bezeichnung) sowie das Vorliegen eines abhängigen Beschäftigungsverhältnisses, bei dem der Arbeitgeber unter anderem über Zeit, Ort, Inhalt und Art der Tätigkeit entscheidet. Angestellt, beschäftigt und somit pflichtig in der Sozialversicherung ist, wer weisungsgebunden und ohne eigenes Unternehmerrisiko arbeitet und organisatorisch, beispielsweise bei der Urlaubsplanung, in den Betrieb eingegliedert ist. „Allein eine räumliche Eingliederung genügt nicht, denn gerade Mitarbeiter im Home Office sind zwar nicht vor Ort, aber dennoch an die Weisungen des Arbeitgebers gebunden“, sagt Dunkel. Umgekehrt übten Selbstständige ihre Tätigkeit nicht selten in den Räumen des Unternehmers aus.
Selbstständige hingegen sind nicht in den Betriebsablauf ihrer Auftraggeber eingegliedert, erbringen ihre Leistungen weisungsfrei und eigenständig und tragen ein eigenes Unternehmerrisiko. Ihre Leistungen erbringen sie in eigenem Namen und auf eigene Rechnung für mehrere Auftraggeber. Vor der Beauftragung eines selbstständigen Mitarbeiters tut der Auftraggeber gut daran, bei der Rentenversicherung ein sogenanntes Anfrageverfahren zur Statusklärung einzuleiten, um zweifelsfrei sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter wirklich als selbstständig beschäftigt werden kann und keine SV-Beiträge fällig werden. Allein die steuerrechtliche Einordnung – ob also ein Selbstständiger beim Finanzamt als solcher behandelt wird – ist aus sv-rechtlicher Sicht ohne Belang. Die Formulare zur Statusfeststellung, die der Unternehmer ausfüllen muss, stehen zum Download unter www.deutsche-rentenversicherung.de unter dem Menüpunkt Service / Formulare & Anträge bereit. Für das Verfahren entstehen keine Kosten.