Mehr als 15.000 Nutzer weltweit werden auf völlig neue Arbeitsplatzinfrastruktur umgestellt. Spezielle Projektmethoden und umfassendes Change Management führen zu schnellen Erfolgen und einer hohen Nutzerakzeptanz. Net at Work hat für die Unternehmensgruppe BENTELER an mehr als 140 Standorten weltweit Microsoft Office 365 eingeführt.
Paderborn. Die Office 365-Experten von Net at Work, einem führenden Partner für die Microsoft-Lösungen zur Kommunikation und Zusammenarbeit, haben für die Unternehmensgruppe BENTELER an mehr als 140 Standorten weltweit Microsoft Office 365 eingeführt. Dedizierte Change-Management-Maßnahmen, die bei den Nutzern die erforderliche Akzeptanz und Begeisterung für die Umstellung erzeugt haben, trugen dabei wesentlich zum Projekterfolg bei.
BENTELER ist weltweit in den Bereichen Automobiltechnik, Stahl- und Rohrproduktion, Maschinenbau und Distribution tätig. Kosteneffizienz ist für die Unternehmensgruppe die entscheidende Maßgabe in allen Bereichen. Für die IT ergibt sich daraus als Ziel eine bestmögliche Unterstützung des Business – an mehr als 15.000 Arbeitsplätzen weltweit – mit hoher Effizienz, Flexibilität und Agilität. Konkret bedeutet das eine konsequente Reduktion der Komplexität in den gewachsenen Systemstrukturen und Cloud Computing im Sinne von ‚Cloud First‘ als wesentlicher Bestandteil der IT-Strategie.
Bisherige Lösung nicht mehr zeitgemäß
Bislang nutzte BENTELER eine inhouse betriebene Lösung auf Basis der IBM Notes-Produktpalette für Kollaboration und Kommunikation, die den wachsenden Anforderungen und Erwartungen der Nutzer nicht mehr gerecht wurde und neue Funktionen und Services in einer nicht mehr zeitgemäßen Geschwindigkeit bereitstellen konnte. Deshalb entschied sich das Unternehmen für Microsoft Office 365 als zentrale Säule einer neuen Kommunikations- und Kollaborationsinfrastruktur und für Net at Work als Partner bei der weltweiten Umsetzung.
Neben der technischen Expertise im gesamten Spektrum der Office 365-Welt und der Erfahrung im agilen Projektmanagement waren für BENTELER die bewährten Ansätze im Change Management von Net at Work ausschlaggebend für die Wahl des Projektpartners – eine gute Entscheidung bei einem komplexen Projekt dieser Größenordnung und in einem geschäftlichen Umfeld, das in hohem Maße von Dynamik und Flexibilität geprägt ist.
Ganzheitlicher Projektansatz von Net at Work bewährt sich
Für die Einführung von Office 365 empfiehlt Net at Work einen ganzheitlichen Projektansatz, da der Nutzen, den einzelne Bestandteile von Office 365 entwickeln können, stark davon abhängt, mit welchen anderen Bestandteilen sie gemeinsam eingeführt werden. Deshalb wurde nach Analyse der Ausgangslage für BENTELER die Einführung in drei Paketen – mit Skype for Business als erstes Paket, Exchange und Outlook als zweites und SharePoint und Teams als drittes Paket – empfohlen und umgesetzt.
Change Management erhöht Nutzerakzeptanz
Der innovative Change-Management-Ansatz von Net at Work wurde als eigenes Teilprojekt mit einem Umfang von rund 20 % des Gesamtaufwandes umgesetzt und sah unter anderem einen breiten Kanon zielgruppenspezifischer Kommunikations- und Hilfsmittel vor – beispielsweise Booklets für Skype for Business und Outlook, spezielle Lernvideos, aber auch Videosequenzen mit Outtakes, die bewusst den spielerischen Umgang mit den neuen Tools betonen. Zudem wurden die Nutzer stetig über den Projektfortschritt informiert und optimal auf ihre eigene Migration vorbereitet.
Ziel dieser Maßnahmen war es, früh potenzielle Hürden abzubauen und den Nutzern die Notwendigkeit der Veränderung – aber auch ihre persönlichen Vorteile daraus – deutlich zu machen. Der gesamte Ansatz hat BENTELER so überzeugt, dass er heute als Change-Management-Blaupause für alle größeren IT-Projekte dient.
Net at Work – IT als Katalysator für stetige Verbesserungen
Mit der Einführung von Office 365 als Cloud Service ist für die Nutzer eine neue Zeit in der Zusammenarbeit mit der IT angebrochen. Die IT stellt mit Office 365 nun einen breiten Fundus an modernen Tools bereit und gibt Leitplanken sowie Best-Practice-Modelle für deren Nutzung vor. Die einzelnen Fachabteilungen und Projektteams können aus diesem Werkzeugkasten die Tools nutzen, mit denen sie ihre Aufgaben bestmöglich erfüllen können. Die IT ist hier wirklich zu einem Katalysator für stetige Verbesserung aufgestiegen, der proaktiv auf Veränderungen reagieren kann.
„Die Experten von Net at Work sind nicht nur technisch und fachlich unheimlich kompetent, sondern bringen mit ihrer agilen Projektmethodik auch Struktur und Ruhe in ein Projekt dieses Ausmaßes“, erklärt Karsten Priemer, Head of Corporate IT Services, Platforms, Infrastructure bei BENETELER Business Services. „Ein weiterer Vorteil sind die Fachleute für Change Management, die mir ihren Vorschlägen wesentlich zur großen Akzeptanz der Lösung beigetragen haben.“
Die neue, moderne Arbeitsplatzinfrastruktur bei BENTELER motiviert die Mitarbeiter und steigert damit die Effizienz des Unternehmens. Sie ermöglicht eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit im internationalen Gefüge der Gruppe und mit externen Ansprechpartnern. Neben der technischen Expertise haben sich der spezifische Projektansatz und der Fokus auf Change Management als die wesentlichen Säulen für den Erfolg dieses Projektes bewährt.
Vorstellung der Methoden und des Projektes in Webcast-Reihe
Gemeinsam mit dem Kunden stellt Net at Work das Projekt und die eingesetzten Methoden in einem öffentlichen Webcast an mehreren Terminen im Juni und Juli vor. Interessenten können sich hier kostenlos anmelden: https://www.netatwork.de/webinar-benteler-change-microsoft-365/
Mehr Informationen zur speziellen Projektmethode für Microsoft 365 und die Change-Management-Ansätze finden Interessenten hier:
www.netatwork.de/change-management-user-adoption/