Kraftstoffkosten, Versicherungsbeiträge aber auch die immer schärferen Bestimmungen des Gesetzgebers führen zu unumgänglichen Prozesskosten. So ist schon so mach ein Flottenbetreiber in Schwierigkeiten gekommen, da der Kostendruck zu stark wurde und der Markt keine entsprechenden Erlöse zugelassen hat.
Als unabhängiger Fuhrparkmanagement-Dienstleister kennen wir diese Themen und erstellen für unsere Kunden individuelle Konzepte, um die Flotte effizienter aber vor allem kostengünstiger nutzen zu können. In der Ausgabe 01/2015 der WIR berichteten wir bereits über die Potentiale, die im Schadensmanagement einer Flotte stecken und wie ein Fuhrparkmanagement diese Potentiale nutzbar macht. Der direkte Weg zur Kostensenkung in der Flotte geht über Transparenz. Was kostet mich das Fahrzeug in einer bestimmten Periode? Oder auf Kilometerbasis? Transparenz im Fuhrpark bedeutet nicht nur die Bewertung der direkten Fahrzeugkosten, sondern auch die der Prozesskosten.
Diese werden gerne als „eh da“-Kosten bezeichnet, was zu Rückschlüssen führt, dass hier keine Kosteneinsparungen möglich sind, ohne die personalen Strukturen zu verändern. Eine Veränderung heißt hier, dass das Personal gezielt in die Prozesse eingebunden wird und entsprechend die Effizienz bzw. die Produktivität gesteigert wird. So können die „eh da“-Kosten durch eine Prozessoptimierung zu einer Kostensenkung im Fuhrpark führen. Nicht nur die Kostenstruktur wird gestraft, sondern durch Prozesshandbücher sind Zuständigkeiten klar geregelt, sodass das klassische Erfragen einer Ansprechperson zu einem speziellen Thema wegfällt.
Durch die individuellen Prozesshandbücher können Kosten gesenkt und Zuständigkeiten geregelt werden, dies geschieht Abteilungsübergreifend. Der Datenfluss in die einzelnen Abteilungen will jedoch auch sichergestellt sein. Unterschiedliche Software-Programme oder eingeschränkte Rechte in der Software-Nutzung erschweren oft einen schnellen, gradlinigen Datenfluss. Eine Unterstützung mit einer maßgeschneiderten Fuhrparkmanagement-Software schafft hier Abhilfe, denn elektronische Daten-Imports erzeugen automatische Reportings für die einzelnen Zielgruppen oder Abteilungen, sodass ein Datensatz/Rechnung im Fuhrpark ins System genommen und in der Buchhaltung automatisch auf den richtigen Kostenstellen verbucht wird. Gerne erstellen wir für Sie eine kostenlose IST-Analyse aus der sich mögliche Potentiale ableiten lassen.