Brandenburg. Wenn das Finanzamt eine Außenprüfung ankündigt, werden vor allem Gründer und Kleinunternehmer nervös, die zum ersten Mal geprüft werden. Gerade sie sollten wissen, wie sie sich auf eine Außenprüfung vorbereiten und sich während der Prüfung verhalten. Denn eine Außenprüfung, im Volksmund „Betriebsprüfung“ genannt, kann jeden treffen.
Faustregel: Je größer ein Unternehmen desto häufiger ordnet das Finanzamt eine Außenprüfung an. Ob oder wie häufig das Finanzamt einen Prüfer schickt, hängt aber auch von anderen Faktoren ab. Beispielsweise:
• Die Steuererklärung war nicht plausibel
• Die Gewinne schwanken stark von Jahr zu Jahr
• Eine frühere Prüfung ergab erhebliche Steuernachzahlungen
• Der Steuerzahler reicht seine Steuererklärung oft verspätet ein oder zahlt seine Steuern regelmäßig zu spät
„Wer seinen Steuerbescheid genau liest, der findet dort oft schon eine Frühwarnung“, erklärt Fachredakteur Wolff von Rechenberg von Rechnungswesen-Portal.de. Steht in den Steuerbescheiden der letzten Jahre der Satz „Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig“ oder der Satz „Der Bescheid ist nach § 165 Abs. 1 Satz 2 AO teilweise vorläufig“, dann steht eine Außenprüfung bevor.
Betriebsprüfung mit zwei Wochen Galgenfrist
Das Finanzamt kündigt die Außenprüfung 14 Tage vorher schriftlich an. Auf welchen Zeitraum sich die Prüfung bezieht, muss in der Prüfungsanordnung stehen. Das gilt auch für die elektronische Außenprüfung, bei der das Finanzamt lediglich digitale Dokumente prüft. Bei einer Umsatzsteuer-Nachschau oder einer Lohnsteuer-Nachschau darf der Prüfer hingegen unangemeldet während der Geschäftszeiten in den Büroräumen vorbeischauen. Wolff von Rechenberg: „Finden die Prüfer dabei allerdings Ungereimtheiten, kann eine Nachschau ohne weitere Ankündigung in eine Außenprüfung übergehen.“ Bei konkretem Verdacht auf Unregelmäßigkeiten kann das Finanzamt ebenfalls auf eine Ankündigung verzichten.
Unternehmen haben nach Eingang der Anordnung zwei Wochen Galgenfrist, die Buchhaltung zu überprüfen und auf Vordermann zu bringen. Sind alle Belege vollständig? Ist alles übersichtlich geordnet? „Sind Belege schwer zu finden, verstärkt das den Eindruck, dass der Steuerzahler seine Buchhaltung nicht ordnungsgemäß führt, beispielsweise seine Belege nicht zeitnah abheftet“, warnt Rechnungswesen-Portal-Experte Wolff von Rechenberg.
Erster Anruf: Steuerberater
Wenn die Prüfungsanordnung zugestellt worden ist, sollte der erste Anruf dem Steuerberater gelten. Er weiß, wo noch Belege fehlen und worauf sich der Klient einstellen muss. Der Steuerberater sollte auch der einzige sein, der während der Prüfung Fragen des Prüfers beantwortet. „Der Prüfer darf alles verwenden, was er erfährt. Auch Zufälliges“, warnt Fachredakteur von Rechenberg. Plaudereien mit dem Prüfer sollten unterbleiben, das gilt auch für die Mitarbeiter.
Fragen des Prüfers sollte der Unternehmer oder sein Buchhalter sammeln, an den Steuerberater weiterleiten und die Antworten wiederum dem Prüfer vorlegen. Im Vorfeld sollte der Unternehmer beantragen, dass der Außenprüfer Feststellungen während der Prüfung schriftlich mit Fundstelle und Hintergrund festhält.
Am Arbeitsplatz sollten keine Notizen, Unterlagen oder Dokumente herumliegen, die nichts mit der Prüfung zu tun haben. Führt der Steuerberater die Bücher für das Unternehmen, wird das Finanzamt in der Regel ohnehin in dessen Räumen prüfen. Der geprüfte Unternehmer sollte außerdem beantragen, dass er den Prüfbericht vorab erhält. Das verschafft ihm vier Wochen Zeit für eine Stellungnahme, nachdem er den Bericht eingesehen hat.
Außenprüfung vermeiden: 7 Tipps
Wer die Außenprüfung lieber später als früher im Haus haben will und sie kurz halten will, sollte in jedem Jahr auf eine korrekte Buchführung achten:
1. Belege immer sofort abheften und verbuchen
2. Bücher übersichtlich und nach Vorschrift führen
3. Steuererklärung fristgerecht abgeben
4. Anfragen des Finanzamts fristgerecht und sorgfältig beantworten
5. Sollte eine Frist zu knapp sein, das Finanzamt frühzeitig informieren, plausibel begründen und um Verlängerung bitten
6. Jahresabschluss wenn möglich durch einen Steuerberater prüfen (testieren) lassen
7. Steuern pünktlich bezahlen
Was Unternehmer, Selbstständige und Arbeitgeber über die Betriebsprüfung wissen sollten, lesen Sie ausführlich: