Alles andere als ein Widerspruch: Regionales Zukunftszentrum Nord berät KMU beim Einsatz von KI in der Personalarbeit
In den Personalabteilungen führt der Fachkräftemangel fast ad absurdum – denn er ist natürlich auch hier angekommen, mit dem Ergebnis, dass immer weniger Personaler immer mehr Fachkräfte rekrutieren und betreuen müssen. Eine Chance in diesem Kreislauf bietet der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI). Denn richtig eingesetzt kann KI jeden Schritt im Prozess der modernen Personalarbeit erleichtern und beschleunigen – vom Recruiting über die Personalentwicklung bis hin zu Verwaltungsvorgängen.
„Damit kann KI zum Gamechanger in der Fachkräftegewinnung werden“, weiß Martin Kater, Projektleiter des Regionalen Zukunftszentrums Nord (RZ.Nord), beim Konsortialführer Bildungswerk der Niedersächsischen Wirtschaft. Das RZ.Nord berät kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Norddeutschland rund um die Themen Digitalisierung und KI und hat bereits vielfältige Erfahrungen mit Künstlicher Intelligenz in den Personalabteilungen gesammelt.
„Aktuell verbringen die meisten Personaler sehr viel Zeit mit der Rekrutierung und Auswahl qualifizierter Fachkräfte. Es ist daher äußerst sinnvoll, zuallererst durch klugen Einsatz von Digitalisierung den Aufwand bei standardisierbaren Verwaltungstätigkeiten zu verringern“, kennt Kim Alexandra Herberg als Projektmanagerin im RZ.Nord die aktuellen Sorgen von Unternehmen. Aber KI kann noch viel mehr: Intelligente, KI-gesteuerte Recruiting-Analysen können beispielsweise unvoreingenommen ein Profiling des Wunsch-Kandidaten erstellen. Chat-Bots übernehmen die erste Kommunikation oder beantworten allgemeine Fragen der Kandidaten zum Unternehmen, noch bevor diese durch eine nicht passgenaue Bewerbung als Aufwand in der Personalabteilung zu Buche schlagen. Und im Auswahlverfahren kann KI helfen, auf die richtigen Kandidaten zu stoßen, indem intelligente Tools die Ergebnisse von Eignungstest oder Kompetenzanalysen digital auswerten. „Die Entscheidung trifft weiterhin
der Mensch, allerdings hat er durch KI eine bessere Entscheidungsgrundlage“, so Kater, für den dieses Beispiel sehr gut zum Grundgedanken der menschenzentrierten KI passt. Für Kater ist dies ein zentraler Aspekt jeder Beratung, ebenso wie die passgenaue Qualifizierung der Mitarbeitenden.
Auch das Onboarding lässt sich durch Künstliche Intelligenz erheblich erleichtern. Das fängt schon vor dem ersten Arbeitstag an: Wo bislang eine Fragenliste verschickt wird, um den neuen Mitarbeitenden mit seinen Daten im System anzulegen, kann KI übernehmen und die Abfrage und Integration der Daten automatisieren. Ein anderer Ansatz ist die KI-gestützte Einarbeitung der neuen Kolleginnen oder Kollegen, ohne dass erfahrene Fachkräfte aus dem Arbeitsprozess herausgenommen werden müssen. „KI macht Menschen keineswegs überflüssig, kann aber sinnvoll unterstützen und dabei behilflich sein, sich auf Wesentliches zu fokussieren“, erklärt Kater. Entscheidend ist dabei immer, zuallererst eine interne Analyse der Prozesse durchzuführen, um herauszufinden, an welcher Stelle KI sinnvoll eingesetzt werden kann. Diesen Weg geht das RZ.Nord gemeinsam mit KMU in Bremen, Hamburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen – immer mit dem Ziel, mit digitalen Prozessen erfolgreich zu sein und so langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
Nach Erfahrung der Berater zeigen kleine und mittlere Unternehmen große Begeisterung für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Personalmanagement, da die Lösungen immer erschwinglicher werden. „Diese Technologie bietet ihnen die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen, um letztlich die Mitarbeiter zu entlasten. Früher war dies oft aufgrund der hohen Kosten großen Konzernen vorbehalten“, berichtet Herberg aus der Beratungspraxis. Dafür ist im Unternehmen allerdings Offenheit für veränderte Arbeitsabläufe notwendig, für die intern oft erst geworben werden muss. Um Vorbehalte abzubauen, ist ausreichende Qualifizierung im Umgang mit der neuen Technik zentral. Dies muss neben der Investition im Vorfeld gut geplant sein.