Eine effiziente Lagerverwaltung-Software verschafft Überblick über Ein- und Ausgänge von Massenartikeln und bietet eine permanente Inventur.
Die Lagerverwaltung ist ein Kernbereich vieler Unternehmen, da ohne die passenden Rohmaterialien oder Ausrüstungsgegenstände keine vernünftige Produktion möglich ist. Doch gerade, wenn eine hohe Menge von Verbrauchsmaterialien nötig ist, wird die Lagerverwaltung häufig zur Herausforderung. Damit Vorräte, vom Schutzhandschuh bis zum produktionsrelevanten Rohstoff, nicht unbemerkt zur Neige gehen, empfiehlt sich eine gute Lagerverwaltung-Software. Unternehmen aller Größen sollten daher über die Möglichkeiten heutiger Inventarprogramme informiert sein.
Praktische und einfache Lagerverwaltung mit digitaler Lösung
Unternehmen, vor allem in Branchen wie Handwerk, Bau oder Industrie, benötigen täglich sehr viele Verbrauchsmaterialien. Es handelt sich häufig um kleinteilige Massenartikel, etwa Masken, Schutzbrillen, Sprays, Öle oder Schrauben. Informationen über Lager-Füllstände werden ohne professionelle Software mitunter nicht aktuell gehalten. Schließlich ist die manuelle Kontrolle und Dokumentation aller Lagerartikel für viele Betriebe zu aufwendig.
Damit Firmen keine wichtigen Informationen verloren gehen, lohnt es sich, auch in diesem Bereich auf moderne EDV zu setzen. Eine effiziente Lagerverwaltungssoftware (LVS) bringt vielerlei Funktionen mit sich. Diese machen eine verbesserte Kontrolle und Planung von Verbrauchs- und Mengenartikeln möglich.
Mit einer durchdachten digitalen Lösung wird die Inventarerfassung in Echtzeit viel einfacher: Lagerartikel sind über QR-Codes mit der Lagerverwaltung-Software verknüpft. Mitarbeiter scannen die Bestände mit einem mobilen Endgerät und aktualisieren die Daten vor Ort, anstatt extra in ein bestimmtes Büro zu gehen und die Information dort weiterzugeben oder analog zu verzeichnen. Die Datenaktualisierungen lassen sich allesamt historisch nachvollziehen, sodass Firmenentscheider aus den Aktivitäten rund um die Lagerbestände lernen können.
Für die Lagerverwaltungssoftware Excel verwenden oder nicht?
In nahezu allen Betrieben, in denen Schutzmaterial und Werkstoffe verwendet werden, kommt immer wieder die Frage auf, wie viel wovon noch auf Lager ist. Der passende Zeitpunkt für Nachbestellungen ist ein großes Thema – für Mittelständler ebenso wie für Kleinbetriebe. Der Alltag mit Kundenberatungen und Produktionsbetrieb lässt nicht viel Zeit für die detaillierte Beobachtung der Lagerbestände.
Für Viele liegt es daher nahe, einer Verwaltungsmitarbeiterin, die mit dem Office-Paket arbeitet, die Lagerverwaltung zu übertragen. In diesem Fall müssen Informationen aber jeweils persönlich übermittelt werden. Das kann dazu führen, dass Daten auf dem Weg vom Lager zum Büro vergessen werden. In der Folge wird nicht rechtzeitig bemerkt, dass etwas fehlt. Kurzfristige Änderungen in der Materialverwendung werden vielleicht nicht aufgezeichnet, weil keiner Zeit für die Extrakommunikation mit der Excel nutzenden Kollegin hatte.
Dies alles legt nahe, dass die Lösung nicht die selbstgebaute Excel-Tabelle als Lagerverwaltung-Software sein kann. Vielmehr brauchen Unternehmen ein professionelles Warehouse Management System, um nicht ungeplant Projekte wegen Materialmangel verschieben zu müssen.
Durch die konsequente Nutzung einer mobilen Lagerverwaltung-Software reduziert man zudem Sicherheitsrisiken, weil es einfacher wird, ausreichend Schutzmaterialien auf Lager zu haben.
Lagerverwaltung-Software: Hilfreich als Inventur Software
Ein Beispiel für eine zunehmend beliebte Lagerverwaltung-Software ist Timly. Die modular aufgebaute Inventarsoftware aus der Schweiz wird bereits von zahlreichen deutschen Firmen und Institutionen erfolgreich angewendet. Sie eignet sich unter anderem zur Verwaltung von Verbrauchsartikeln.
So lassen sich in einem der anpassbaren Module Ein- und Ausgänge von Waren tracken. Des Weiteren können Inventargüter sowie Materialien bestimmten Personen zugewiesen werden. Ebenfalls lassen sich über diese Lagerverwaltung-Software Rohstoffe einzelnen Unternehmensprojekten zuordnen. Selbstverständlich kann eine LVS wie Timly auch ans ERP-System des Unternehmens angebunden werden.
Schon heute spielt eine Lagerverwaltung-Software in vielen Betrieben eine wichtige Rolle bei der Ressourcenplanung (enterprise resource planning). Eine Schlüsselfunktion dabei ist die Möglichkeit, jederzeit den aktuellen Stand einzusehen, also die konkrete Warenbestandsmenge zu erfahren. Der durchschnittliche Lagerwert kann für einen Vergleich zusätzlich angezeigt werden.
Besonders hilfreich im Unternehmensalltag ist die Option, sich automatisch über niedrige Füllstände informieren zu lassen. Somit kann stets rechtzeitig Material nachbestellt werden. Durch die permanente Erfassung ausgewählter Lagerbestände findet eine Art dauerhafte Inventur statt. Zu den Zeitpunkten, an denen der Betrieb wegen gesetzlicher Vorgaben Inventur machen müsste, kann man direkt auf die Daten aus der Lagerverwaltung-Software zurückgreifen.
Eine Besonderheit der integrierten Timly Inventur-Software ist auch die Funktion der sogenannten „Selbst-Inventur“. Diese ermöglicht es, dass Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten und sogar im Home Office die ihnen zugewiesenen Arbeitsmittel und Geräte selbstständig per Scan erfassen. Der Vorgesetzte oder Teamleiter bekommt dann eine automatische Rückmeldung, welches Inventar sich wo befindet und in welchem Zustand.
Standort- und Materialorganisation mit Lagerverwaltung App
Viele Unternehmen besitzen mehrere Standorte. Doch auch, wenn das Firmengelände „nur“ aus zum Beispiel einem Lager, einer Werkstatt, einem Fuhrpark und einem Bürogebäude besteht, kann es schnell unübersichtlich werden. Ein Warehouse Management System hilft dabei, Bewegungen von Artikeln, sowie auf Wunsch auch von Fahrzeugen, Geräten oder Möbeln, zu erfassen und zu dokumentieren.
Timly als Lagerverwaltung-Software setzt auf die selbstständige Eingabe von Standortänderungen durch Mitarbeitende. Dazu wird kein spezieller Barcode Scanner benötigt. Das normale Dienst-Smartphone oder ein Tablet ist ausreichend, um die QR-Code-Etiketten einzulesen, die Timly erzeugt. Auch, wenn ein Mitarbeiter Lagerbestände auffüllt oder Waren entnimmt, scannt er die entsprechenden Objekte und aktualisiert den aktuellen Bestand nach Warenein- oder ausgang auf seinem Mobilgerät.
Bei Timly handelt es sich also um ein sogenanntes „laufendes System“. Dabei wird der komplette Lagerbestand bei jeder Transaktion aktualisiert. Das Gegenstück sind periodische Systeme, die den Lagerbestand durch regelmäßige Überprüfungen (Inventuren) feststellen.
Um eine neue Lagerverwaltung-Software auszuprobieren, muss man sich nicht sofort binden oder ein Gespräch mit einem Kundenberater terminieren. Es genügt, auf die Timly Inventarverwaltung Website zu gehen. Dort kann man kostenlos eine Demo-Version der Software starten, um das Programm unverbindlich zu testen.