Weniger Papierkram, mehr Transparenz und eine deutliche Entlastung: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist mit vielen Vorteilen verbunden, stellt Arbeitgeber aber vor einige Herausforderungen in Bezug auf die Umsetzung. Interne Prozesse müssen angepasst und technische Voraussetzungen geschaffen werden, damit die Umstellung gelingen kann.
Bis jetzt befindet sich die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in einer Pilotphase. Ab 1. Januar 2023 ist sie für Arbeitgeber verpflichtend und ersetzt die in dreifacher Ausfertigung auf Papier gedruckte Krankschreibung. Die digitale Übermittlung soll in erster Linie Arztpraxen, Arbeitnehmende und Arbeitgeber entlasten. Aber wie genau funktioniert die eAU, welche technischen Anforderungen müssen Arbeitgeber erfüllen und welche Vorteile bringt sie?
Was ändert sich durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Bereits seit dem 1. Oktober 2021 können Vertragsärzte und Zahnärzte AU-Daten digital an die Krankenkassen übermitteln. Arbeitgeber und Steuerberater haben seit 1. Januar 2022 die Möglichkeit, die Arbeitsunfähigkeitsdaten von den Krankenkassen abzufragen. Da viele Arztpraxen bis dato noch nicht für die Übermittlung der Daten im eAU-Verfahren ausgerüstet sind, endet diese Pilotphase nicht wie geplant am 30. Juni 2022, sondern erst am 31. Dezember 2022. Das heißt, aktuell verfahren Arztpraxen doppelt: Sie übermitteln zwar die Daten der Krankschreibung auf elektronischem Weg an die Krankenkassen, müssen aber dennoch weiterhin den „gelben Schein“ in dreifacher Ausfertigung ausstellen. Dieses Prozedere entfällt ab dem 1. Januar 2023 und krankenversicherte Arbeitnehmende müssen die Krankschreibung nicht mehr selbst an die Krankenkasse schicken. Das heißt, Arbeitgeber werden in Zukunft digital über den Beginn und die Dauer einer Arbeitsunfähigkeit eines gesetzlich versicherten Mitarbeitenden informiert. Die Daten geben ebenfalls Auskunft darüber, ob ein Arbeitsunfall oder eine Berufskrankheit für die Arbeitsunfähigkeit ursächlich sind. Zudem können auch Krankenhäuser über das eAU-Verfahren die voraussichtlichen Zeiten eines stationären Aufenthalts an die Krankenkassen übermitteln. Allerdings können Zeiten von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen noch nicht bereitgestellt werden. Zudem gilt das elektronische Verfahren nicht für Arbeitnehmende, die privat krankenversichert sind, für Minijobs in Privathaushalten oder wenn die Arbeitsunfähigkeit nicht durch einen Vertragsarzt, sondern etwa einem Privatarzt oder Arzt im Ausland festgestellt wurde.
Krankmeldung Schritt für Schritt: So funktioniert die eAU
Sofern vom Arbeitgeber nicht anders festgelegt, ist der Arbeitnehmende laut § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) dazu verpflichtet, dem Arbeitgeber ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit eine AU vorzulegen. Im ersten Schritt des neuen eAU-Verfahrens geht der Versicherte zum Arzt, der die Arbeitsunfähigkeit feststellt und die Daten elektronisch an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Der Versicherte erhält einen Ausdruck der eAU-Daten und meldet sich anschließend bei seinem Arbeitgeber arbeitsunfähig. Dabei muss er allerdings nicht mehr die Krankschreibung in Papierform aushändigen. Stattdessen wendet sich der Arbeitgeber an die zuständige Krankenkasse und fragt die dort zur Abholung bereitgestellten Daten ab. Sie enthalten alle Informationen, die bisher auch auf dem „gelben Schein“ zu finden waren: den Namen des Beschäftigten, Beginn und Ende der Krankschreibung, Datum der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arzt sowie Angaben darüber, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt oder die Arbeitsunfähigkeit auf einen Arbeitsunfall zurückzuführen ist. Zu beachten ist, dass nur berechtigte Arbeitgeber die eAU bei den Krankenkassen abfragen dürfen. Wesentliche Voraussetzung ist einerseits, dass ein Beschäftigungsverhältnis des Arbeitnehmenden beim Arbeitgeber besteht und der Beschäftigte den Arbeitgeber über seine Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer informiert hat. Das heißt, Arbeitgeber dürfen beispielsweise nicht von allen Arbeitnehmenden die Krankendaten abfragen. Bezieht der Arbeitnehmende Krankengeld, ist es zudem nicht unbedingt erforderlich, die eAU abzurufen, da kein Entgeltfortzahlungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber besteht.
Arbeitgeber müssen interne Prozesse anpassen
Die gesetzlichen Krankenkassen stellen die Daten über den GKV-Kommunikationsserver zur Verfügung, wenn sie zuvor angefordert wurden. Da die Ärzte die Daten in der Regel erst gesammelt am Tagesende an die Krankenkassen übermitteln, ist es sinnvoll, dass Arbeitgeber erst am fünften Tag der gemeldeten Arbeitsunfähigkeit die eAU auf dem Kommunikationsserver abfragen. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber dafür sorgen, dass sie die technischen Voraussetzungen für das neue Verfahren erfüllen. Sie benötigen ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem oder eine elektronisch gestützte und systemgeprüfte Ausfüllhilfe. Die Herausforderung besteht nicht nur darin, beim Abruf der Daten die Bestimmungen des Datenschutzes strikt einzuhalten. Die Fehlzeiten müssen zeitnah von der Entgeltabrechnung abgerufen werden. Dafür ist es erforderlich, die eingesetzte Entgeltabrechnungssoftware rechtzeitig mit einer passenden Schnittstelle auszustatten. Darüber hinaus stehen Steuerberater vor der Aufgabe, sicherzustellen, dass ihre Mandanten ihnen Informationen über krankgemeldete Arbeitnehmende bereitstellen, um darauf basierend die eAU-Daten bei den zuständigen Krankenkassen abzufragen.
Das sind die Vorteile der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die Umstellung auf die eAU ist ungeachtet dessen mit zahlreichen Vorteilen verbunden. Nicht nur, dass Arbeitnehmende die Krankschreibung nicht mehr selbst an den Arbeitgeber und die Krankenkassen zustellen müssen, die digitale Übermittlung erfolgt deutlich schneller und sicherer. Durch den Wegfall der dreifachen Ausfertigung der AU auf Papier, können Medienbrüche vermieden sowie Zeit und Kosten für die Erstellung, den Druck, die Übermittlung und die manuelle Eingabe in die Software eingespart werden. Zudem erlaubt die eAU eine lückenlose Dokumentation der Arbeitsunfähigkeiten eines Versicherten bei den Krankenkassen, die eine reibungslose und schnelle Auszahlung von Krankengeld gewährleistet. Nicht zuletzt lassen sich durch das Verfahren zwischen Beschäftigten und Arbeitgeber Konflikte darüber vermeiden, ob die AU fristgerecht vorlag.