Millimeterarbeit garantiert den Erfolg: Ob Betriebsjubiläum, Tag der offenen Tür, Mitarbeiterfest, privater Geburtstag oder Messeauftritt: Zur Organisation einer erfolgversprechenden Veranstaltung gehören – wie beim Hausbau – viele Gewerke. André Heinermann, Geschäftsführer der Veranstaltungsagentur 3hasen events aus Lichtenau (bei Paderborn), weiß genau, wie diese zusammenzuführen und zu planen sind.
Durch die minutiöse Einbindung aller Zulieferer sorgen sein Team und er für die perfekte Vorbereitung und Durchführung, die für den Auftraggeber am Ende noch Geld spart. Und zwar ohne jegliche Einbußen an Qualität. Die WIR – Wirtschaft Regional im Gespräch mit dem „Veranstaltungsarchitekten“:
Herr Heinermann, Sie verwenden den Begriff „Veranstaltungsarchitektur“. Was genau verstehen Sie darunter?
Wir arbeiten bei 3hasen events genau nach dem Prinzip eines Architekten. Zunächst entwickeln wir die kreativen Ideen, anschließend bringen wir alles zu Papier und zum Schluss planen wir alle Gewerke so ein, dass ein reibungsloser Ablauf garantiert ist.
Warum ist diese Vorgehensweise für Ihre Kunden interessant?
Die gute Idee beziehungsweise der rote Faden der Veranstaltung ist ja immer erst der Anfang. Wichtig ist, bei Ideen auch direkt zu wissen, was für das jeweilige Budget umsetzbar ist. Wir nehmen unsere Kunden sehr gerne mit auf die Planungsreise. So sind diese von Anfang an integriert und bekommen ein Gespür dafür, wie professionell ihre Wünsche umgesetzt werden. In der Regel beginnen wir ganz klassisch mit einem Entwurf auf Papier. Hier sieht man schon, wie die Bereiche der Veranstaltungen eingeteilt sind. Ist der Kunde einverstanden, visualisieren wir das Ganze über eine 3-D-Ansicht. Hier wird sehr schnell plastisch, wie der Raum wirkt und welche Effekte wir mit entsprechender Lichttechnik und dem Einsatz von Farben erzielen können. Der Kunde erhält hier schon einen Einblick über den Look seiner Veranstaltung und zwar maßstabsgetreu.
Nehmen Sie dann nicht den Überraschungseffekt für den Kunden vorweg?
Wenn Unternehmen Gäste einladen und eine Veranstaltungsagentur mit der Durchführung beauftragen, wollen sie auf keinen Fall Überraschungen erleben. Für die Gastgeber sind solche Events häufig einmalige Veranstaltungen oder diese finden so selten statt, dass es in der Regel keine Eventprofis im Unternehmen gibt. Einem externen Dienstleister, mit dem man möglicherweise noch nicht gearbeitet hat, muss man in diesem Fall 100-prozentig Vertrauen. Durch das Einbinden des Kunden nehmen wir ihm seine Unsicherheit und gewinnen sein Vertrauen.
Dieser Prozess hat sich für uns als effizienteste Methode etabliert, die über den kompletten Veranstaltungszeitraum die stundenschonendste Umsetzung darstellt. Es gibt einfach keine unliebsamen Überraschungen und auch kostenseitig ist diese Herangehensweise für den Kunden attraktiv.
Und wie muss sich der Kunde die weitere Arbeit des Veranstaltungsarchitekten vorstellen?
Wie bei einem Bauprojekt auch, erstellen wir einen genauen Bauzeitenplan und takten die Zulieferer für Veranstaltungstechnik, für Dekoration, für Tontechnik und auch den Caterer sowie die Soundchecks von Künstlern so ein, das alles später wie die Zahnräder einer mechanischen Armbanduhr, ineinandergreifen. Dazu gehört natürlich auch die Erstellung des Sicherheitskonzeptes zu dem unter anderem auch die Fluchtwegplanung und der Brandschutz gehören. Dank minutiöser Zeitplanung gibt es kaum Wartezeiten für die Lieferanten. Alles ist im Detail vorgeplant und auch vorproduziert, es muss vor Ort nur noch installiert werden. Das entspannt alle Beteiligten.
Was macht für Sie den besonderen Reiz bei Veranstaltungen aus?
Mein persönliches Steckenpferd sind Events, die an Orten stattfinden, die für Veranstaltungen eigentlich nicht gemacht sind. Das kann eine leerstehende Lagerhalle sein oder eine Produktionsstraße, in der das Fest stattfindet. Hier müssen wir häufig nicht nur mit unterschiedlichen, oft niedrigen Deckenhöhen arbeiten, sondern auch für die fehlende Infrastruktur sorgen: von Zu- und Abwasserleitungen, Stromversorgung, Heizung bis hin zu sanitären Anlagen und auch Treppenaufgängen. Wenn die Gäste dann sehen, wie ein solcher Ort zu einem Festsaal werden kann und darüber staunen, dann weiß ich, dass unser Job bestens gelungen ist.