Im Zuge der Digitalisierung erfindet sich der kaufmännische Bereich neu: Rollenbilder werden überdacht und Controlling für den Mittelstand immer wichtiger. Allerdings hapert es häufig noch an der Umsetzung: Eine hohe Automatisierung auf Basis konsistenter Daten ist allein mit Excel nicht zu schaffen …
Deutschland befindet sich im Umbruch von einer statischen Industrie- zu einer agilen Informationsgesellschaft. Wissen ist dabei das begehrte Gut, das planend und kontrollierend eingesetzt werden muss. Parallel herrscht eine zunehmende Compliance- und Regulierungsdichte, die vor allem mittelständische Unternehmen unter Druck setzt. Dementsprechend verändert sich auch die Rolle des Rechnungswesens und Controllings: Gefragt ist heute weniger Datensammeln als vielmehr interne Beratung und Expertise im Bereich Unternehmenssteuerung.
Excel bleibt die erste Wahl
Begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen führen allerdings dazu, eher Basis-Werkzeuge des Controllings einzusetzen. So dominiert selbst im Zeitalter der Digitalisierung nach wie vor Microsoft Excel. Laut einer neuen Studie des Bielefelder Rechnungswesen- und Controllingexperten Diamant Software zur Zukunft des kaufmännischen Bereichs nutzen aktuell 66 Prozent der 185 Befragten Excel, um Berichte zu erstellen und grafisch aufzubereiten.
„Excel ist altbewährt, aber kaum hilfreich für die Weiterentwicklung des Controllings zum Business-Partner der Unternehmenssteuerung“, erklärt Martin Rückert, Chief Artificial Intelligence Officer bei Diamant Software. Das Programm biete zwar einige Vorteile, vor allem hinsichtlich des Kostenfaktors, bei komplexeren Aufgaben stoße es aber schnell an seine Grenzen. Das beginne häufig schon bei der manuellen Dateneingabe – je zeitintensiver die händische Übertragung, desto mehr Fehler können daraus entstehen, und diese können am Ende zu gravierenden Fehleinschätzungen führen. Besonders kompliziert wird es dann, wenn jeder Bereich oder jeder Standort mit seinen eigenen „selbstgebastelten“ Excel-Tabellen arbeitet. Darunter leidet die Transparenz, ebenso wenn Plandaten standortübergreifend eingeholt werden müssen, und somit ständig die Gefahr besteht, dass diese nicht mehr aktuell sind. Auch ist Excel hinsichtlich IT-Security und Compliance nicht die Ideallösung, da Zugriffsrechte nicht einfach exklusiv vergeben werden können.
Reporting ist in vielen KMU weiterhin ein manueller Prozess
Ist es für Unternehmen deshalb an der Zeit umzudenken? Laut einer Studie von Diamant Software aus dem Jahr 2017 tun sie das bereits: Rund 70 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen erkennen die zunehmende Relevanz von Controlling und wünschen sich mehr automatisierte Prozesse. Auffällig: Unternehmen, die bisher stark auf MS Excel setzen, sehen überdurchschnittlichen Optimierungsbedarf im Reporting. So wollen sich 76 Prozent weiterentwickeln, um die Steuerung, Planung und Kontrolle des Unternehmens zu verbessern.
Laut den neuesten Erkenntnissen verfügt die breite Basis der Mittelständler über eine Mischform aus manuellem und automatisierten Reporting. Allerdings verschicken 62,2 Prozent ihre Daten immer noch innerhalb des Unternehmens manuell per E-Mail. Dies sind lediglich 9 Prozentpunkte weniger als noch 2017. Sobald manuelle Prozesse für das Reporting verwendet werden, desto unsicherer wird die Informationsbasis. Ebenso problematisch kann es sein, wenn Vertriebsmitarbeiter ihre Jahresplanung per E-Mail an das Controlling senden, die Zahlen aber im Nachhinein noch einmal angepasst werden. Läuft dieser Vorgang nicht integriert ab, kann es schnell zu Versäumnissen auf beiden Seiten kommen. Bis der Fehler erkannt ist, wird mit falschen Zahlen weitergearbeitet. Eine integrierte und automatisierte Datenübernahme ist deshalb ein wichtiger Aspekt innerhalb des modernen Controllings.
Hohe Erwartungen an Controlling-Werkzeuge der Zukunft
Die mittelständischen Erwartungen an ein Werkzeug für die Erledigung der Berichtsaufgaben sind im Vergleich zu der Erhebung von 2017 unverändert. So stellen die Befragten hohe Erwartungen an flexible Analysemöglichkeiten, an Exportfunktionen in andere Systeme sowie an Funktionen die eine hohe Transparenz bis auf Belegebene ermöglichen. Werkzeuge, die Prozessautomatisierung unterstützen, wie bspw. durch automatische Benachrichtigungen, wenn Kennzahlen oder Grenzwerte über-/unterschritten werden oder eine automatische Verteilung der Berichte an verschiedene Empfänger, liegen im Mittelfeld.
Allein mit Excel lassen sich die genannten Anforderungen nicht erfüllen. Vielmehr sollte ein modernes Controlling-Werkzeug in der Lage sein, Daten aus verschiedenen vor- und nachgelagerten Quellen zu integrieren. Dazu gehört neben der Vernetzung mit gängigen Business-Softwarelösungen auch eine Schnittstelle zu Excel (möglichst bidirektional). Auf diese Weise lässt sich die Datenerfassung automatisieren und manuelle Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an.
Aus Datenverwaltern werden Partner des Managements
In der aktuellen Studie sind sich fast alle Befragten einig: Durch den digitalen Wandel werden sich die Aufgaben im Rechnungswesen und Controlling nachhaltig verändern. Die größten Vorteile erhofft man sich im Bereich Analysefunktion (71%), um Entscheidungen zur Unternehmenssteuerung besser vorbereiten und unterstützen zu können. Und ähnlich viele Befragte erwarten parallel eine steigende Bedeutung von Rechnungswesen und Controlling für die eigene Unternehmenssteuerung.
Das führt dann dazu, dass bisherige Rollenmodelle überdacht werden: Das Rechnungswesen wird zu einer Art Management-Informationssystem, das klare Zahlen und Fakten liefert.
„Befreit von manuellen Tätigkeiten – wie etwa dem Sammeln von Rohdaten – können die Mitarbeiter des Rechnungswesens künftig als „Daten-Ingenieure“ an Datenqualität, Reportinglösungen und intelligenten Analysen arbeiten“, erklärt Diamant-Studienpartner Prof. Dr. Christian Faupel, vom Fachgebiet Controlling und Kostenmanagement an der Technischen Hochschule Ostwestfalen-Lippe. „Mitarbeiter im Controlling und Rechnungswesen sind dann weniger Datensammler, sondern können unter anderem ihre Aufgaben im Rahmen der Business-Partner-Rolle, wie beispielsweise proaktiv an unternehmerischen Herausforderungen zu arbeiten, stärker wahrnehmen.“
Der Bedarf wurde erkannt: Transparenz ist heute alles
Oft sind es Nuancen des „Mehrwissens“, die über den wirtschaftlichen Erfolg entscheiden. Reines Bauchgefühl reicht längst nicht mehr aus. Die überwiegende Mehrheit hat dies erkannt, allerdings erfolgt die Umsetzung häufig noch zögerlich. So verfügt bspw. nur jeder vierte Befragte in 2019 über ein zentrales Business-Intelligence-System (2017: 12,8%).
Gleichzeitig sind bei der Berichtsaufbereitung sämtliche Werte in 2019 im Vergleich zu 2017 gestiegen. Das zeigt, dass weiterhin unterschiedliche Berichtsprozesse und -werkzeuge parallel verwendet werden.
Der kaufmännische Bereich wird zum Business-Partner
Fakt ist, dass sich die Aufgaben im Rechnungswesen und Controlling bereits heute grundsätzlich verändern. 97 Prozent aller 2019 Befragten rechnen mit einer Veränderung des kaufmännischen Bereichs. Durch die zunehmende Digitalisierung und den Einsatz moderner Technologien wie bspw. Künstliche Intelligenz ergeben sich völlig neue Möglichkeiten.
KI-Experte Martin Rückert dazu: „Der kaufmännische Bereich wird seine Prozesse sehr viel transparenter gestalten und mit höchster Präzision kontrollieren können. Künstliche Intelligenz ist dabei einer der wesentlichen Kernbausteine für eine ganz neue Art des Rechnungswesens und Controllings. Zeitraubende Aufgaben wie die Belegerfassung lassen sich bald zu 100 Prozent automatisieren. Auch werden Assistenten auf KI-Basis vieles einfacher machen. Somit bleibt den Verantwortlichen mehr Zeit für strategische Themen wie beispielsweise die Vorhersage von Ausfallrisiken, die Kontrolle der Zahlen sowie konkrete Handlungsempfehlungen für Entscheider. Genau hier setzen wir bei Diamant Software an.“
So liefert das Rechnungswesen und Controlling einen noch wertvolleren Beitrag zur Unternehmenssteuerung und wird zum gefragten Business Partner des Managements. Kirstin Runge, Diamant-Anwenderin und Leiterin Rechnungswesen bei der Archimedes Facility-Management GmbH, bringt es auf den Punkt „Ich möchte zukünftig nicht mehr überwiegend verwalten, sondern beraten.“
Lesetipp:
KI verändert den kaufmännischen Bereich grundlegend. Welche Neuerungen kommen auf Unternehmen zu?
Erkenntnisse der neuen Diamant Software Studie abrufbar unter:
Studie „Wer wollen wir sein? Der kaufmännische Bereich erfindet sich neu“
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Heute und in Zukunft.