Bäcker’s Backstube AG automatisiert Lohnbuchhaltung mit LANOS

Die Arbeitszeiten werden seit 2017 zwar digital erfasst, doch die aufwändige Berechnung der komplexen Zuschlagskalkulation für die häufig in Nachtschicht tätigen Mitarbeiter erfolgte bislang noch in mühsamer Handarbeit. Trotz Einführung der elektronischen Zeiterfassung timeCard von REINER SCT war die vorbereitende Lohnbuchhaltung für das Steuerbüro bei der Offenbacher Großbäckerei Bäcker´s Backstube AG noch mit manuellen Bewertungs- und Erfassungsprozessen verbunden. Um den gesamten Kalkulationsvorgang von der Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung mit DATEV zu automatisieren, entschied sich Vorstand Lukas Blau für die Zusammenarbeit mit dem IT-Systemhaus LANOS.

Der zertifizierte REINER SCT- und DATEV-Experte führte bei dem Backunternehmen im Frühjahr 2020 mit timeCard Lohnbuchhaltung+ eine Lösung ein, die die Zuschläge vollständig automatisiert berechnet und über eine eigene Schnittstelle an DATEV übergibt. Damit spart das Unternehmen jeden Monat vier Arbeitstage für die Aufbereitung der Zeiterfassungsdaten ein.  

Die 1997 gegründete Bäcker´s Backstube AG ist ein mittelständischer Bäckereibetrieb mit rund 70 Mitarbeitern, der sich auf das Liefergeschäft vorwiegend im B2B-Segment spezialisiert hat. Mit 18 Fahrzeugen beliefert das Unternehmen Großkunden wie Hotels, Caterer, Restaurants, Betriebskantinen, Kioske, Krankenhäuser oder Großveranstaltungen im gesamten Rhein-Main-Gebiet mit einer großen Auswahl an frischen Backwaren und leckeren Snacks. Bis zu 25.000 Brötchen produziert und liefert das Unternehmen täglich.  

Das Bäckereigeschäft erfordert eine hohe operative Flexibilität, da alle Backwaren täglich frisch produziert werden und kein Lagerbestand vorgehalten wird. „Die anfallende Arbeitslast muss jeden Tag vollständig abgearbeitet werden, denn im Gegensatz zu vielen anderen Produktionsbetrieben ist im Bäckereihandwerk weder eine Vorproduktion noch ein Aufschieben von Aufträgen möglich. Hinzu kommt, dass wir es oftmals mit stark schwankenden Absätzen zu tun haben. Insbesondere in der Planung und im Personalmanagement bringt dies große Herausforderungen mit sich“, weiß Lukas Blau zu berichten, Vorstand der Bäcker´s Backstube AG. „Die Arbeitszeitplanung-, Zeiterfassung und Kontrolle sind daher für uns ganz wichtige Instrumente für die laufende Unternehmenssteuerung.“

Einführung der elektronischen Zeiterfassung

Bis vor wenigen Jahren wurde die Zeiterfassung im Unternehmen noch „analog“ mit handschriftlichen Stundenzetteln realisiert. Da diese Art der Handhabung jedoch weder dedizierte Auswertungen für das Management der Arbeitsbelastung noch eine saubere Planung zulässt und überdies eine hohe Fehleranfälligkeit aufweist, führte das Unternehmen erstmals 2017 ein elektronisches Zeiterfassungssystem ein. Vor allem das integrierte Planungsinstrument der timeCard Zeiterfassung und die nötige Flexibilität zur Anpassung an das Tagesgeschäft wusste das Führungsteam um Lukas Blau zu schätzen.

Komplexes Schichtmodell machte manuelle Zuschlagskalkulation unumgänglich

Mit der Umstellung auf eine elektronische Zeiterfassung hat das Unternehmen eine wichtige Basis für die Optimierung der Planungs- und Abrechnungsprozesse geschaffen. Eine manuelle Erfassung der Anfangs-, End- und Pausenzeiten der rund 70 Mitarbeiter war damit nicht mehr notwendig. Die komplexen Arbeitszeit- und Zuschlagsszenarien im Schichtbetrieb ließen sich über das Basisprogramm des Zeiterfassungssystems jedoch nicht so sauber abbilden, wie es für eine vollständig automatisierte Übergabe an das nachgelagerte Lohnabrechnungssystem DATEV LODAS nötig gewesen wäre. Die Umrechnung der Zeiterfassungsdaten in abrechnungsrelevante Daten samt einer korrekten Ermittlung von Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschlägen musste das Personalbüro somit weiterhin in mühsamer Detailarbeit händisch vornehmen.

Zusatzlösung timeCard Lohnbuchhaltung+ schloss bestehende Lücke

Um den Vorgang rund um die vorbereitende Lohnbuchhaltung zwischen der Zeiterfassung und DATEV zu optimieren, verwies der betreuende IT-Dienstleister auf das IT-Systemhaus LANOS aus OWL. Dieses sollte als zertifizierter Lösungspartner beider Systeme nicht nur das nötige Expertenwissen mitbringen, sondern auch mit „Lohnbuchhaltung+ powered by LANOS“ über eine Lösung verfügen, mit der sich dieser Erfassungs-, Berechnungs- und Übergabeprozess auch vollständig automatisieren lässt. Im Sommer 2019 lud die Unternehmensführung daraufhin die LANOS Consultants ein, um sich ein besseres Bild über die Lösung zu machen. „Wir haben dann sehr schnell festgestellt, dass die angebotene Systemerweiterungslösung genau das ist, was uns fehlt, um die bestehende Lücke zwischen Zeiterfassung, Zeitbewertung und Lohnabrechnung in integrierter und automatisierter Weise zu schließen. Besonders der hohe Qualitätsanspruch und das Versprechen der Geschäftsführung, am Ende eine perfekte Lösung für die individuelle Konstellation und Schnittstelle für einen sauberen Datenaustausch zwischen den beiden Systemwelten zu liefern, hat viel Vertrauen geschaffen“, führt Lukas Blau aus.

Parametrisierung der Zeitbewertung erforderte tiefes Fach-Knowhow

Nach Auftragserteilung machte sich schließlich das LANOS Team im engen Schulterschluss mit dem Steuerbüro und der Personalabteilung daran, die bestehenden Abrechnungsvarianten systemtechnisch abzubilden und die Lösung Lohnbuchhaltung+ zu parametrisieren. Eine besondere Herausforderung neben der Abbildung der Zuschlagsvarianten im Schichtbetrieb war die Abbildung des sogenannten Phantomlohns. „Weil DATEV LODAS für die korrekte Buchung von Ersatzleistungen bei Urlaub oder Krankheit jeweils einen Statistikschlüssel, z.B. Mitarbeiter war krank oder hat Urlaub genommen, die Berechnung der anteiligen Zuschläge und die eigentliche Abrechnung als eigene Lohnart verlangt, mussten jeweils drei Buchungssätze generiert und an LODAS übergeben werden. Dies erforderte ein sehr tiefes Fach-Knowhow, sowohl im Hinblick auf die systemtechnischen Anforderungen der DATEV Lösung, als auch in Bezug auf die abrechnungstechnischen Besonderheiten auf kaufmännischer Ebene. Dieses Knowhow wurde im Zuge des Projektes in einem multidisziplinären Team regelmäßig ausgetauscht und verfeinert, um die konzeptionelle Logik in die erforderliche Systemtechnik zu überführen“, so Lukas Blau.  

Eine weitere Anforderung: Auch eine Bewertung der Zuschlagszeiträume musste in der Schnittstelle berücksichtigt werden. Zwar fallen grundsätzlich Nachtzuschläge in dem Zuschlagszeitraum von 22.00 bis 05.00 Uhr an. Jedoch werden die Nachtzuschläge nur dann anteilig angerechnet, wenn mehr als zwei Stunden in dem deklarierten Zuschlagszeitraum gearbeitet wurde. Die nötige Flexibilität für die Anpassung an individuelle Erfordernisse liefert die Schnittstelle zudem gleich mit: so ist es etwa auf Einzelfallbasis möglich zu entscheiden, ob Gleitzeitzuschläge nur auf die Mehrarbeit oder auf die gesamte Arbeitszeit angewandt werden. Darüber hinaus können für die gleiche Abwesenheit eines Mitarbeiters mehrere Bearbeitungsschlüssel für DATEV LODAS hinterlegt werden, z.B. als statistische Schlüssel und/oder als ausbezahlbare Schlüssel.

Kein Nachbearbeitungsaufwand mehr nötig

Seit März 2020 arbeitet die Bäcker´s Backstube AG mit der Erweiterungslösung timeCard Lohnbuchhaltung+ powered by LANOS im Echtbetrieb. „Wir sind froh, dass wir damit nun unsere gesamten Abläufe von der Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung in weiten Teilen automatisieren und gleichzeitig ein sehr hohes Qualitätsniveau der Prozesskette dieses Vorganges sicherstellen konnten. Heute können die abrechnungsrelevanten Daten mit timeCard Lohnbuchhaltung+ aus den gestempelten Zeiten des Zeiterfassungssystems automatisiert ausgelesen und für die Lohnbuchhaltung vorbereitet werden, so dass kein manueller Nachbereitungsaufwand mehr entsteht. Dadurch sind wir in der Lage, jeden Monat 3-4 Personentage an Aufwand einzusparen“, resümiert Lukas Blau. „Die Umstellung auf eine elektronische Zeiterfassung rechnet sich aber betriebswirtschaftlich für uns schon alleine deshalb, weil wir nun in der Lage sind, die optimalen Arbeitszeiträume für unsere jeweiligen Stellenprofile wie etwa unsere täglichen Auslieferungstouren zu ermitteln und festzuschreiben.“