Die neue Mietkautionsverwaltungssoftware HB-Kautionen der auf die Immobilienwirtschaft spezialisierten Hausbank München stößt bei den Kunden auf reges Interesse. Die vor einem Jahr deutschlandweit ausgerollte webbasierte Softwaregeneration, die die seit 2001 am Markt befindliche Software Kautions-Service Online abgelöst hatte, bietet Kunden einen deutlich erweiterten Funktionsumfang und erlaubt es Hausverwaltungen, Mietkautionen schnell und sicher und damit deutlich effizienter zu verwalten. „Die Digitalisierung in der Immobilienverwaltung schreitet, auch beschleunigt durch die Corona-Pandemie, unaufhaltsam voran. Digitale Tools wie HB-Kautionen integrieren Abläufe und Prozesse, die bisher teilweise noch manuell getätigt wurden“, sagt Rudolf Naßl, Mitglied des Vorstands der Hausbank München. „Es ist nicht übertrieben, von einer neuen Ära in der Mietkautionsverwaltung zu sprechen“. Ab einer Anzahl von 50 aktiven Mietkautionskonten kann die neue Anwendung online und entsprechend abgesichert genutzt werden.
Gegenüber ihrem Vorgänger Kautions-Service Online bietet HB-Kautionen neue und erweiterte Funktionalitäten, die ein wesentlich effizienteres Arbeiten ermöglichen und somit Zeit sparen. Neben einer Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten können Bevollmächtigte, Wirtschaftseinheiten und offene Buchungen angezeigt, Eigentümer hinterlegt, Umsätze gesucht oder Importe und Datenbank-Updates angelegt werden. Darüber hinaus kann der Kunde selbständig Objekt- bzw. Kautionskontowechsel durchführen. Pro Mietkautionskonto können bis zu sechs Mieter hinterlegt werden. Zudem stellt HB-Kautionen neue Kontoarten für Privatpersonen und juristische Personen zur Verfügung. Last not least: Neben der Darstellung der Aufgaben in einer To-do-Liste können Favoriten für den direkten Zugriff auf die meistgenutzten Funktionen angelegt und die erfassten und geänderten Daten in einer Historie angezeigt werden.
Rudolf Naßl: „Basierend auf unserem über die letzten zwei Jahrzehnte gesammelten Know-how haben wir zahlreiche Wünsche und Anregungen unserer Kunden in die Entwicklung der neuen Software einfließen lassen und viele Neuerungen realisiert“.
Sechs Bausteine
Die Mietkautionsverwaltungssoftware HB-Kautionen besteht aus sechs Bausteinen, deren Verfügbarkeit über Rollen und Rechte geregelt wird. Der Baustein Stammdaten umfasst die Verwaltung von Wirtschaftseinheiten, Objekten und Kautionskonten, Objekt- und Kontowechsel, die Eigentümerverwaltung sowie eine Firmengruppen- und Kundenansicht. Über den Kautionsbuchungen-Baustein können Buchungen bearbeitet, Zahlungseingänge zugeordnet, Freigaben im 4- bzw. 6-Augen-Prinzip erteilt, Umsätze gesucht sowie die To-do-Liste bearbeitet werden. Der Baustein Auswertungen ermöglicht die Durchführung verschiedener individueller Analysen und den Abruf standardisierter Vorlagen. Die erstellten Auswertungen stehen über den Dokumentenverwaltung-Baustein zum Download zur Verfügung. Der Baustein Benutzerverwaltung dient der Benutzer-Administration und beinhaltet das Rollen- und Rechtekonzept sowie eine individuelle Berechtigungsvergabe. Mit dem Importer-Baustein lassen sich über Vorlagen im Excel-Format umfangreiche Mieterstammdaten importieren – sowohl von Bestandsmietern als auch bei der Neuvermietung oder Übernahme eines Verwaltungsbestandes.
Telefonischer Support und Schulungen
Um den Bestands- und Neukunden den Um- bzw. Einstieg in HB-Kautionen so leicht wie möglich zu machen, bietet die Hausbank München neben einem telefonischen Support umfangreiche, ansprechend produzierte und modular aufgebaute Video-Tutorials an. Darüber hinaus können bei den Softwarespezialisten auch individuelle Kundenschulungen angefragt werden. „Außer für die Kundenschulungen fallen für die neue Software keine Gebühren an, die Nutzung der Software ist im Verwaltungsentgelt inkludiert“, erklärt Sonja Kißlinger, Prokuristin und Leiterin Kompetenz-Center Immobilienverwaltungen.
Keine Wartung oder Datensicherung nötig
Die Daten und Anwendungen werden in eigenen Rechenzentren in Deutschland gehostet. Für die Kunden entfällt damit der Aufwand für die Wartung oder Datensicherung. Darüber hinaus ist die redundante und DSGVO-konforme Datenhaltung gewährleistet und die gesetzeskonforme Anlage der Mietkautionen sichergestellt.