Am 28.11.2019 hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) eine Neuordnung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elektro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff“ – kurz GoBD – veröffentlicht. Das neue BMF-Schreiben gilt ab dem 01.01.2020. Insgesamt handelt es sich jedoch nur um punktuelle Änderungen der bislang gültigen GoBD-Richtlinien.

Verschärfte Regelungen bei Abweichung der einzelnen Aufzeichnungspflicht

Nach den GoBD müssen Sie alle Geschäftsvorfälle vollständig und lückenlos festhalten. Darüber hinaus ist die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalles verpflichtend. Dies gilt vor allem für elektronische Kassensysteme.

In der Neufassung deutlich strenger gehandhabt ist die Regelung, wann von der einzelnen Aufzeichnung abgewichen werden darf. So ist die einzelne Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen nur dann nicht zumutbar, wenn dies entweder betriebswirtschaftlich, praktisch oder technisch nicht möglich ist. Diesen Fall muss der Steuerpflichtige jedoch nachweisen. Offene Ladenkassen sind weiterhin von der Pflicht der Einzelaufzeichnung befreit.

Aufzeichnungen und Buchungen müssen zeitgerecht erfolgen

In der Vorgängerfassung der GoBD vom 14.11.2014 hieß es noch: Kasseneinnahmen- und Ausgaben sollen täglich festgehalten werden. Die Neuregelung formuliert denselben Inhalt nun als Pflicht!

Verschärft wurde zudem die Verbuchung von Geschäftsvorfällen. Somit ist eine periodenweise Erfassung nur noch zulässig wenn:

• Geschäftsvorfälle vorher zeitnah in Grundbüchern festgehalten sind.
• Sie sicherstellen können, dass Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen, z. B. durch eine durchgehende Nummerierung aller ein- und ausgehenden Rechnungen oder durch eine elektronische Grundbuchaufzeichnung.
• die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle gewährleistet ist.
• Sie zeitnah zuordnen, ob es sich um einen privaten oder geschäftlichen Geschäftsvorgang handelt.

Neuerungen im Hinblick auf ordnungsmäßige Buchungen, Belegsicherung und Belegwesen

Bare und unbare Tagesumsätze im Kassenbuch können Sie gemeinsam erfassen, wenn Sie bereits erfasste unbare Tagesgeschäfte gesondert kenntlich machen. Darüber hinaus sind diese ebenso auf ein gesondertes Konto umzutragen.

Von nun an können Sie Belege nicht mehr nur durch die Vergabe eines Barcodes sichern. Stattdessen müssen Sie Papierbelege bildlich erfassen, zum Beispiel mit einem Smartphone.

Elektronische Rechnungen und Belege müssen maschinell auswertbar sein, um als „buchungsbegründender Beleg“ zu gelten. Das bedeutet, der vollständige Inhalt muss gespeichert werden. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie sowohl die bildliche Urschrift als auch den Datensatz speichern. Auch Belege ohne bildliche Urschrift – wie Kontoauszüge im CSV- oder XML-Format – sind davon betroffen. Im Gegenzug dafür müssen Sie Kontoauszüge im PDF-Format oder als Papier nicht zusätzlich archivieren.

Erläuterungen zum Einsatz eines Fakturierungsprogramms

Sie müssen keine bildhaften Kopien von Ausgangsrechnungen anfertigen, sofern die oben genannten Vorrausetzungen erfüllt sind und ein Rechnungsdoppel jederzeit erstellt werden kann.

Tipp: Anlässlich der neuen GoBD finden Sie hier eine Muster- und Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen.

Elektronische Aufbewahrung von Belegen

Neben dem Scannen wurde das Abfotografieren von Belegen als Art der elektronischen Aufbewahrung in den GoBD 2020 ausdrücklich erlaubt. Außerdem dürfen Sie Belege nun auch im Ausland mit dem Smartphone erfassen, sofern diese dort entstanden sind.

Werden aufbewahrungspflichte Dokumente in ein unternehmenseigenes Format umgewandelt, muss die Originalfassung nicht mehr aufbewahrt werden.

Kleinstunternehmen

Kleinstunternehmen mit einem Jahresumsatz bis zu 17.500 EUR Jahresumsatz sind trotz EÜR weiterhin von den GoBD betroffen. In der Neufassung wurde nun jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Unternehmensgröße bei der Einhaltung der GoBD stets beachtet werden soll.

Datenverarbeitungssystem

Unabhängig davon, ob die Speicherung elektronischer Daten eines Unternehmens auf einem eigenen Hardware- bzw. Softwaresystem erfolgt oder in einer Cloud eines externen IT-Dienstleisters. Entscheidend für die Finanzverwaltung ist und bleibt der uneingeschränkte Zugriff auf diese Daten. Spezifische Ausführungen zum Datenzugriff finden Sie direkt in den neuen GoBD 2020 in Rz. 164.

Fazit

Bei den im November veröffentlichten Änderungen handelt es sich größtenteils um Klarstellungen sowie Anpassungen der GoBD auf neue technische Entwicklungen. Zu erwarten sind außerdem weitere Ergänzungen in regelmäßigen Abständen – nicht zuletzt aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung in Buchhaltung und Rechnungswesen.