VoIP-Telefonanlagen oder VoIP(Voice over IP)-Technologie wurde bereits vor Jahrzehnten erfunden und bestand damals im Wesentlichen aus der Übertragung von Sprache in Form von komprimierten Datenpaketen über das World Wide Web. Ursprünglich konnte der Austausch nur innerhalb der Grenzen des Internets stattfinden und wurde nicht immer korrekt oder stabil durchgeführt. Später, als Hochgeschwindigkeitsverbindungen allgegenwärtig waren, wurden Verzögerungen und Störungen beseitigt. Etwas später wurden spezielle Gateways entwickelt, die Telefon- und Internetnetze miteinander verbinden.
Ein VoIP-System kann so implementiert werden, dass es in Ihrem Büro, auf Ihrem Mobiltelefon, Ihrem Laptop und sogar auf Ihrer Mailbox funktioniert. Mit der Weiterentwicklung von VoIP stellen Sie sicher, dass Sie mit allen in Kontakt bleiben können, ohne sich Gedanken über verpasste Anrufe machen zu müssen.
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann ein VoIP-System Ihr Unternehmen durch den Anschluss eines automatischen Vermittlungsdienstes funktioneller machen. Sie sparen auch Zeit, wenn Sie Ihrem VoIP-Dienst erlauben, Anrufe in verschiedene Gruppen einzuteilen. Mit Funktionen wie “Find me / Sign me” verpassen Sie keinen wichtigen Anruf mehr. Ein VoIP-System kann preiswerter sein als ein herkömmlicher Telefonanschluss für Unternehmen. Es verfügt über Funktionen, die mehr Flexibilität bieten – Ihr Dienst kann überall funktionieren.
Vorteile von VoIP
Kostenreduzierung
Dies ist vielleicht der attraktivste Vorteil für viele kleine Unternehmen, die ihre Budgets optimieren wollen. VoIP-Telefonsysteme sind im Allgemeinen viel günstiger als herkömmliche Systeme für Orts- und Ferngespräche. Und wenn Sie sich für einen Cloud-basierten Dienst entscheiden, sparen Sie sogar noch mehr Geld bei den Hardware- und Einrichtungskosten sowie bei den Vorabinvestitionen, da Cloud-basierte VoIP-Telefonsysteme auf monatlicher Basis bezahlt werden.
Mobilität
Die VoIP-Telefonsysteme funktionieren über das Internet, d. h. sie können überall dort eingesetzt werden, wo es eine Internetverbindung gibt. Viele VoIP-Anbieter bieten so genannte „Software“-Funktionen an, bei denen es sich im Wesentlichen um eine mobile App handelt, mit der Sie Ihr Geschäftstelefon von Ihrem Mobilgerät aus nutzen können – so können Sie von überall aus Anrufe tätigen und entgegennehmen.
Flexibilität
Ein weiterer äußerst attraktiver Vorteil von Cloud-basierten VoIP-Telefonsystemen für kleine Unternehmen und Organisationen besteht darin, dass sie sehr flexibel sind und die Möglichkeit bieten, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen oder zu schrumpfen. Wenn Ihr Unternehmen schnell wächst (oder das Potenzial hat, schnell zu wachsen), oder wenn Ihr Geschäft saisonabhängig ist, wäre es nicht sinnvoll, eine bestimmte Anzahl von Telefonleitungen und Mobilteilen zu kaufen. Bei herkömmlichen Unternehmenstelefoniesystemen können wachsende oder schrumpfende Ressourcen teuer werden. Aber nicht mit Cloud-basierten VoIP-Systemen.
Anrufweiterleitung
VoIP-Telefonsysteme sind in der Lage, Anrufe über die automatische Vermittlungsfunktion entgegenzunehmen und an den entsprechenden Standort oder das entsprechende Teilsystem weiterzuleiten. Dadurch sparen Sie Zeit und Geld, da Sie niemanden mehr für die oft mühsame Aufgabe der Vermittlung und Weiterleitung der ersten Anrufe bezahlen müssen. Außerdem haben Sie den zusätzlichen Vorteil, dass Anrufe professioneller wirken.
Verbesserte Kommunikation
Mit VoIP-Telefonen müssen Sie, wenn Sie sich nicht an Ihrem Schreibtisch befinden, nicht in Ihrer Fähigkeit eingeschränkt sein, mit potenziellen Kunden und Teammitgliedern in Kontakt zu bleiben. Mit Funktionen wie „Find me, Sign me“ können Sie Ihre Anrufe an eine Reihe von Orten weiterleiten.
Sie möchten beispielsweise, dass Ihr Telefon am Tisch zuerst klingelt, wenn jemand Ihre Nebenstelle anruft, und wenn Sie nicht abheben, soll der Anruf beim zweiten oder dritten Klingeln an Ihr Mobiltelefon oder Ihr Festnetztelefon weitergeleitet werden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie für den Anrufer erreichbar sind, und vermeiden so verpasste Anrufe.
Wenn Ihre Anrufer auf den Anrufbeantworter sprechen, können VoIP-Telefonsysteme diese Nachricht transkribieren und Ihnen als E-Mail zusenden. Auf diese Weise können Sie sofort sehen, wer angerufen hat und was gesagt wurde, ohne auf das Telefon im Büro angewiesen zu sein.
Ein weiteres Merkmal, das viele kleine Unternehmen an VoIP-Telefonen schätzen, ist die Möglichkeit, problemlos Konferenzgespräche zu führen. Wenn Sie schon einmal mit Konferenzsoftware von Drittanbietern gearbeitet haben, wissen Sie, dass diese Lösungen mit einem gewissen Maß an Frustration und mangelnder Konsistenz verbunden sind. Die Möglichkeit, Telefonkonferenzen über das Telefonsystem Ihres Unternehmens zu verwalten, ist eine zeit- und kostensparende Funktion.
Einsetzungsmöglichkeiten der VOIP-Technologie
Ein VoIP-Telefonnetz kann sehr schnell und problemlos auf die Bedürfnisse eines jeden Kunden abgestimmt werden, egal ob es sich um eine Einzelperson oder ein großes Firmenbüro handelt. Es gibt keine Bindung an den geografischen Standort beim Anschluss, was ein großer Vorteil der IP-Telefonie für Unternehmen ist.
IP-Telefonie ist vor allem für Firmenkunden von Vorteil, die ein hochwertiges und gleichzeitig kostengünstiges Kommunikationssystem benötigen. Selbst wenn das Unternehmen viele Zweigstellen im ganzen Land und auf der ganzen Welt hat oder eine beeindruckende Anzahl von Außendienstmitarbeitern beschäftigt, können sie alle dieselbe Telefonnummer verwenden. Virtuelle Telefonanlagen sind vor allem für Callcenter, große Finanzinstitute, Banken, Versicherungen usw. interessant. Sie bietet den Nutzern ein grundlegend anderes Serviceniveau und eine echte Kostenoptimierung im Vergleich zur herkömmlichen Telefonie.
Fazit
Die Einführung eines VoIP-Systems für kleine Unternehmen ist eine kluge Entscheidung für Ihr eigenes Geschäftsergebnis. Es kann helfen, Kommunikationslücken zu schließen, Geld für die Infrastruktur zu sparen und Flexibilität für alle Ihre Mitarbeiter zu schaffen.