Weidmüller macht Skype for Business zum unternehmensweiten Standard für Telefonie

Detmolder Elektrotechnikunternehmen profitiert von der Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz eines Managed Service.

Umfassender Einstieg in Unified Communication unterstützt Agilität des Unternehmens

Die Digitalisierung wirkt auch beim Elektrotechnikspezialisten Weidmüller mit Hauptsitz in Detmold wie ein Katalysator für die Internationalisierung des Unternehmens. Mit Produktionsstätten, Vertriebsgesellschaften und Vertretungen in mehr als 80 Ländern ist Weidmüller global aufgestellt. Die Geschwindigkeit von internen wie externen Prozessen nimmt kontinuierlich zu. Die internationale Projektarbeit und der stetige Druck in Bezug auf Innovationen und Veränderungen fordern dem Unternehmen immer mehr Flexibilität und Agilität in der Kommunikation und Zusammenarbeit ab. Neue Standorte und neue Teamstrukturen müssen schnell und effizient mit moderner Kommunikationstechnik ausgestattet werden können. Weidmüller benötigte daher eine neue – ebenso verlässliche und effiziente wie flexible – Infrastruktur für moderne Kommunikation.

Vor dem Hintergrund der breiten Einführung von Microsoft Office 365 und Microsoft SharePoint im Unternehmen sowie einem anstehenden Umzug in ein neues Gebäude entschied sich Weidmüller für die Einführung von Skype for Business als zentraler Lösung für Unified Communication, die Telefonie, Video- und Webkonferenzen sowie Chats optimal zusammenführt.

Dabei nahm sich das Unternehmen vor, nicht nur die Mitarbeiter des neuen Standorts mit VoIP-Telefonie auszustatten, sondern auch die Grundlage für einen geordneten und effizienten weiteren Roll-out an anderen Standorten zu legen. Für die Konzeption und Umsetzung des Projektes vertraute Weidmüller auf das Know-how der Paderborner Skype-for-Business-Experten von Net at Work, die ihre Expertise bereits in zahlreichen ähnlich gelagerten Projekten unter Beweis gestellt haben.

Anspruchsvolles Projekt mit festem Endtermin

Der geplante Umzug in das brandneue Customer Technologie Center (CTC) – hier sind rund 500 Mitarbeiter vor allem aus kundennahen Bereichen wie Sales, Service und Marketing zusammengefasst – setzte den straffen zeitlichen Rahmen von nur sechs Monaten für das gesamte Projekt. Die einmalige Gelegenheit, die Kosten für die Beschaffung klassischer Telefonie-Hardware für das neue Gebäude zu vermeiden, wollte sich Weidmüller verständlicherweise nicht entgehen lassen. Die Vorteile einer All-IP-Infrastruktur lagen zudem auf der Hand.

Noch vor dem Umzugstermin mussten folglich die Mitarbeiter auf Skype for Business umgestellt werden, um eine maximale Erreichbarkeit auch während des Umzugs zu gewährleisten. Gleichzeitig waren für bestimmte Aufgabenstellungen in der Telefonzentrale oder im internationalen Vertrieb einige individuelle Sonderlösungen wie beispielsweise ein intelligentes Routing von externen Anrufen anhand der Rufnummer umzusetzen.

Auch technisch gesehen gab es im Projekt einige Hürden zu meistern: Kurz nach Projektstart ergaben sich Änderungen an der ursprünglich zur Nutzung geplanten Skype for Business Cloud Connector Edition (CCE), die eine technische Neukonzeption erforderlich machte. Auf Basis tiefer Kenntnisse von Skype for Business und der Praxiserfahrung aus vielen Einführungsprojekten wurde vom gemeinsamen Team aus Experten von Net at Work und Weidmüller eine neue technische Architektur entwickelt, validiert und umgesetzt.

In einem hybriden Ansatz wurden On-Premises-Systeme und Microsoft-Cloud-Services kombiniert. Die langen Wartezeiten bis zur Ablösung der ISDN-Anschlüsse durch den Carrier waren eine weitere Schwierigkeit, die das gemeinsame Projektteam von Weidmüller und Net at Work mit dem festen Umzugstermin im Nacken umschiffen musste. Trotzdem nahm man sich viel Zeit für das Wichtigste: die Nutzer.

Hohe Mitarbeiterakzeptanz durch intensives Change Management

Aus vielen Projekten im Office-365- und Skype-for-Business-Umfeld kennt Net at Work die Bedeutung der Nutzerakzeptanz der neuen Lösung als entscheidenden Erfolgsfaktor. Daher bestärkte Net at Work das Team bei Weidmüller in der Idee, ein besonderes Maßnahmenpaket zur Information und Einbindung der Nutzer auf den Weg zu bringen. Interne IT, Unternehmenskommunikation und das Trainingscenter von Weidmüller erarbeiteten gemeinsam ein Kommunikationsprogramm mit Schulungsmaterialien, Webinaren und kurzen Erklärfilmen. So wurden in einem Video das Projekt und die Ziele vorgestellt, während mit anderen spezielle Funktionen und Aspekte beleuchtet wurden.

Neben der Funktionsweise wurde dabei besonders auf die Vermittlung der Vorteile der Lösung für den einzelnen Nutzer geachtet. Beispielsweise bietet Skype for Business beste Voraussetzungen für flexibles mobiles Arbeiten und komplettiert so eine entsprechende Weidmüller Betriebsvereinbarung. Die Maßnahmen zahlten sich aus: Die Mitarbeiter nutzen die neuen Technologien gerne und profitieren täglich vom Gewinn an Produktivität und Komfort. Auch das geringe Aufkommen an Support-Anfragen wirkt sich positiv auf den Gesamtaufwand aus.

Standardisierung und Kosteneffizienz im Fokus

Die Mitarbeiter des CTC mit moderner Unified-Communication-Technologie auszurüsten war nur ein Ziel des Projektes. In einem Netz von Standorten in mehr als 80 Ländern weltweit gibt es einen stetigen Bedarf an Umstellungen der Telefonie. In einem zweiten Ziel ging es daher darum, innerhalb der Weidmüller Gruppe aus Sicht der globalen IT einen klar definierten IT-Service für VoIP-Telefonie zu entwickeln, der künftig von allen Standorten als Standard genutzt werden kann.

Im Projekt zur Umstellung des CTC wurde somit der Blueprint für zukünftige Umstellungen entwickelt. Heute verfügt die Weidmüller IT über einen dedizierten Fahrplan zur Evaluierung und Planung der Umstellung anderer Standorte. Dazu gehören neben der Servicebeschreibung und einem umfassenden Fragenkatalog auch eine Entscheidungsmatrix, die neben individuellen Anforderungen an die technische Infrastruktur vor allem auch die wirtschaftliche Rentabilität berücksichtigt.

Mit Managed Services für die Zukunft gerüstet

Weidmüller profitiert von der Einführung von Skype for Business im Großen wie im Kleinen: Die Nutzer können deutlich flexibler in beliebigen Strukturen zusammenarbeiten – auch mobil von unterwegs. Bei internen Umzügen von Mitarbeitern entfällt der früher notwendige Aufwand für die Umstellung der Telefonie komplett. Als an einem kleineren Bürostandort in Lemgo die unwirtschaftliche externe Telefonie neu organisiert werden musste, konnte man die dortigen Mitarbeiter einfach mit in den Skype-for-Business-Service aufnehmen.

Im Großen verfügt Weidmüller nun über eine einheitliche, weltweit verfügbare Plattform zur Kommunikation sowie über standardisierte Services für Umstellung und Betrieb. Net at Work steht als leistungsstarker Servicepartner im Hintergrund zur Verfügung, betreibt die hybride Infrastruktur und liefert modernste Telefonie, Video- und Web-Conferencing als Managed Service mit allen sich daraus für Weidmüller ergebenden Vorteilen bezüglich Flexibilität und Kostenstrukturen.

„Unser erklärtes Ziel, einen bestellfähiger IT-Service für Telefonie und moderne Sprachkommunikation auf Basis eines weltweit einheitlichen Standards zu schaffen, haben wir vollumfänglich erreicht. Mit Skype for Business als technologischer Basis und dem skalierbaren Service von Net at Work können wir nun flexibel und schnell auf die Wünsche der internationalen Standorte reagieren“, erklärt Meike Kassebaum, Senior Manager Global IT Demand, Weidmüller Interface GmbH & Co. KG.

Willi Schmidt, Projektleiter bei Weidmüller ergänzt: „Net at Work zeichnet sich durch hohe Kompetenz und Verlässlichkeit aus. Die hohe Flexibilität, mit der auch auf ungeplante Veränderungen von außen reagiert ird, gibt einem das notwendige Vertrauen für eine wirklich partnerschaftliche Zusammenarbeit. “

Telefon-, Video- und Webkonferenzen sowie Chat und E-Mail wachsen immer mehr zusammen. In diesem Umfeld bietet Microsoft Skype for Business eine VoIP-Lösung, die alle Bereiche abdeckt und nahtlos miteinander verbindet. Net at Work zählt zu den erfahrensten Spezialisten für Microsoft Skype for Business sowie Microsoft Teams und die Integration von Unified Communication in die Business-Prozesse eines Unternehmens. Wir unterstützen Sie von der Beratung und Pilotierung, über Integration bis hin zum Betrieb durch unser Managed-Services-Team. Mehr Informationen finden Sie online unter: www.netatwork.de/kompetenz/professionelle-skype-for-business-integration

Über Weidmüller: Weidmüller unterstützt als Experte für Industrial Connectivity Kunden und Partner auf der ganzen Welt mit Produkten, Lösungen und Services im industriellen Umfeld von Energie, Signalen und Daten. Das Unternehmen ist in den Branchen und Märkten seiner Kunden zu Hause und kennt die technologischen Herausforderungen von morgen. So entwickelt Weidmüller immer wieder innovative, nachhaltige und wertschöpfende Lösungen für die individuellen Anforderungen und setzt Maßstäbe in der Industrial Connectivity. Die Unternehmensgruppe Weidmüller verfügt über Produktionsstätten, Vertriebsgesellschaften und Vertretungen in mehr als 80 Ländern. Im Geschäftsjahr 2018 erzielte Weidmüller einen Umsatz von 823 Mio. Euro mit rund 4.900 Mitarbeitern. www.weidmueller.de