Paderborn. Josef Bröckling, Geschäftsführer der Ullner u. Ullner GmbH in Paderborn, fasst es kurz und ohne Umschweife zusammen: „Die Einführung des neuen Warenwirtschaftssystems ist gut gelungen.“ Als spezialisierter Großhandelsbetrieb ist Ullner u. Ullner Ansprechpartner für Industrie und Handwerk in der Region. Mit spezifischen Sortimenten, angegliederten Dienstleistungen und fundiertem Know-how werden metallverarbeitende Produktions- und Handwerksbetriebe versorgt.
Die Zahl der Produkte und die damit verbundenen Services, wie zum Beispiel das Zuschneiden, Anarbeiten oder Veredeln, liegt laut Bröckling im oberen 6-stelligen Bereich. Viele Produktdaten, wie z. B. Nummern, Gewichte, Lieferzeiten oder Stahl-Prüfzeugnisse, gilt es mit einem leistungsfähigen ERP-System zu verwalten. Gerade die Abbildung von Stahl innerhalb der Warenwirtschaft ist recht komplex. Für Ullner u. Ullner ist es essentiell, permanent eine sichere und reibungslose Bestellabwicklung, z. B. in Richtung E/D/E Zentrallager, als auch alle vor- und nachgelagerten Prozesse verfügbar zu haben.
Als Rundumversorger für Handwerk und Industrie ist man gefordert
Sind die Warensortimente so umfangreich und breitgefächert, ist es kaum verwunderlich, dass beim Spezialanbieter Ullner u. Ullner seit Jahrzehnten mit einer EDV-gestützten Warenwirtschaft gearbeitet wird. Bis vor Kurzem wurde hierfür auf eine Anwendung gesetzt, die nun durch die Unitrade-Produkte der SE Padersoft GmbH & Co. KG abgelöst ist. „Unser Eindruck war, dass das bisher eingesetzte Warenwirtschaftsprogramm nicht in der Art weiterentwickelt werden würde, wie wir es uns für die Erfüllung unserer Ziele gewünscht hätten“, so argumentiert Bröckling. „Man habe sich daraufhin auf die Suche nach einem Anbieter gemacht, der ein flexibles, zukunftsorientiertes System bereitstellen kann.“
Die Entscheidung hätte durchaus zugunsten eines Unternehmens fallen können, das nicht im Raum Paderborn ansässig ist. So beschreibt es Bröckling rückblickend. Beim Abwägen der Leistungspakete standen die Software-Spezialisten vor Ort jedoch keineswegs zurück. Speziell deren Branchenexpertise „Stahlhandel“ sorgte beim Metalllieferanten und Betriebsausstatter für den ausschlaggebenden Impuls. Das Team von SE Padersoft überzeugte nicht allein mit dem Spezialwissen sondern ebenso mit den grundlegenden Anforderungen, die heutzutage an ein Systemhaus für Unternehmenssoftware gestellt werden. Zudem räumen Branchenkenner der guten und direkten Kommunikation bei der Einführung eines ERP-Systems eine hohe Bedeutung ein.
Stressfreier Umstieg, beste Resultate
Zunächst galt es die Zielvorgaben aufzunehmen und daraus resultierend die passenden Lösungsansätze für das neue Warenwirtschaftssystem zu diskutieren. Für diese erste Phase der Zusammenarbeit bescheinigt Bröckling den Padersoft-Projektmanagern ein hohes Maß an Agilität und Fingerspitzengefühl. Denn man hatte schon mit guten alten Gewohnheiten und mitunter etwas eingefahrenen Denkmustern zu tun. Ab dem Zeitpunkt der Entscheidung, das Projekt auf der neuesten UNITRADE®-Version, U7, aufzusetzen, können die Beteiligten auf eine Projektlaufzeit von einem knappen Jahr und einem termingetreuen Echtstart zurückblicken.
Dank der präzisen Projektplanung und konsequenten Umsetzung sowohl auf Kunden- wie auf Anbieterseite konnte die ERP-Einführung bei Ullner u. Ullner ohne Beeinträchtigungen des Tagesgeschäfts vonstattengehen. Als wesentliche Faktoren für die erfolgreiche Softwareeinführung können
• Keyuser-Teams auf Kundenseite,
• genau abgestimmte Vorgänge und umfassende Funktionstests im Vorfeld,
• strikte Schulungspläne und deren Umsetzung vor Ort,
• eine hohe Präsenz der Softwarespezialisten während der Umstellung
• sowie das frühzeitige Einarbeiten in die neuen Oberflächen und Anwendungen
direkt an den Arbeitsplätzen genannt werden.
Effektiv planen und steuern
Als weitere Gründe für den Wechsel der Unternehmenssoftware auf die Produkte von SE Padersoft nennt Bröckling die besonderen Anforderungen im Tagesgeschäft und die Relevanz für z. B. Einkauf und Controlling. Es schien, als ob die gewünschten Auswertungen und Statistiken mit der älteren Software nur schwer zu generieren gewesen wären. Im Stahlgeschäft an sich und in Bezug auf die übrigen Produktgruppen von Ullner u. Ullner musste ein System aufgesetzt werden, das das Unternehmen in die Lage versetzen würde, verschiedene Disziplinen innerhalb einer Bestellung zusammenzuführen.
Ordert ein Handwerksbetrieb beispielsweise Berufsbekleidung für sein Team, sollen in vielen Fällen gleich das Firmenlogo und eine Personalisierung aufgebracht werden. So sind Produkte mit festen Attributen um eine Dienstleistung „mit Label versehen“ zu ergänzen und entsprechend abzurechnen. Im Stahlsegment paaren sich Materialmengen auf individuellen Kundenwunsch mit einem Service „Zuschnitt“. Dank der neuen Software der Marke UNITRADE® lassen sich solche Aufträge problemlos abbilden und handhaben – von der Bestellung bis zur Rechnungslegung. Auch können Preisaktionen oder Rabatte fortan selektiv auf Kundengruppen zugeschnitten werden.
Leistungsfähige Software stärkt den Vertrieb
Aus dem Blickwinkel der Geschäftsleitung lobt man besonders die Möglichkeiten, die das Auswertungstool namens „CUBE“ bietet. Bröcklings Vorgabe neben den aktuellen Zahlen auf Vergleichswerte aus der alten Umgebung zugreifen zu wollen, wurde zur vollsten Zufriedenheit erfüllt. Das Formularwesen beschreibt er heute als deutlich zeitgemäßer. Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass der reibungslose Ablauf aller Vorgänge innerhalb des neuen Systems in den Mitarbeiterteams neues Potenzial freisetzt.
Alle Vertriebskanäle, sei es das Ladenlokal am Standort Paderborn, der Außendienst oder die elektronischen Kataloge, die im Rahmen des E-Procurements zur Verfügung gestellt werden, funktionieren deutlich besser und geben zielgerichtete Ergebnisse aus.
Den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im Verkauf steht somit ein leistungsfähig es,digitales Werkzeug zur Verfügung, das umfassende Produktinformationen, Abbildungen, kundenspezifische Rabatte oder Angebote auf den Punkt bereitstellt. Die neue Warenwirtschafts-Software wird mit der Einführung weiterer Module sukzessive ausgebaut. Der sich bereits in der Umsetzung befindliche B2B-Onlineshop soll bis Mitte des Jahres aktiviert werden.
Informationen zu Ullner u. Ullner:
Daten und Fakten zur Ullner u. Ullner GmbH:
• Großhandelsunternehmen, 1806 gegründet
• rund 120 Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen an 2 Standorten
• 2018 knapp 36 Mio. Euro Umsatz netto
• Kundenkreis: Industrie & Handwerk, davon über 90 % Stammkunden
• bietet Produkte und Leistungen in den Bereichen
o Stahl/Metalle
o Werkzeuge/Maschinen
o Betriebseinrichtungen
o Schweiß-/Drucklufttechnik
o Befestigungstechnik/Eisenwaren
o Arbeitsschutz
• Belieferung mit eigenem Fuhrpark oder per Abholung
• Mitglied beim E/D/E – Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler
Informationen zu den UNITRADE-Software-Modulen:
Die UNITRADE-Produkte von SE Padersoft unterstützen bei Ullner u. Ullner folgende Prozesse:
• ERP-Warenwirtschaft
• Kasse
• Bestandsoptimierung (DISPO pro)
• Dokumentenmanagement
• Business Intelligence (CUBE)
In der Umsetzung bzw. Planung befinden sich die weiteren UNITRADE®-Module „Shop“ und „Tourenplanung“. Alle Anwendungen greifen abgestimmt ineinander, die User nutzen eine einheitliche Oberfläche.