Bei allen Projekten gilt, wie eben auch für ERP-Einführungen, dass die Planung alles ist. Wer sich dabei nicht vernünftig und ausreichend vorbereitet, fährt das Projekt schnell gegen die Wand und gefährdet die Ziele. Dass das teuer werden kann, ist selbstredend. Mit einem Plan hingegen wird die Einführung eines ERP-Systems ohne Ecken und Kanten Schritt für Schritt zum Erfolg. Als Veteran in dem Bereich ist das in der Regel kein Problem. Dabei hilft natürlich der eigene Erfahrungsschatz, auf den zurückgegriffen werden kann. Zudem gibt es online eine Menge Lesestoff über Vorgehen und oberflächliche Inhalte. Eine vollständige ERP-Einführung als Gesamtprozess zu finden ist schwierig. In der Folge werden einige wichtige Punkte näher erläutert.
Anforderungsanalyse und Vorbereitung eines ERP-Projekts
Wird über ein solches Projekt gesprochen, denken viele sofort an komplexe Zeichnungen und riesige Lastenhefte. Jedoch beginnt die eigentliche Vorbereitung mit dem Brainstorming. Gründliches Nachdenken über das, was in der Folge kommen soll. Dabei kreisen die Gedanken optimalerweise um das Thema Ressourcen. Denn es ist wichtig, zu wissen, wie viele Mitarbeiter und vor allem wie lange diese mit der ERP-Einführung gebunden sind. Denn in dieser Zeit muss der Arbeitsausfall kompensiert werden. Ist dies nicht möglich, sollte bereits ein längerer Zeitraum veranschlagt werden.
Bei der Anforderungsanalyse geht es ganz formlos um die Idee, was das eigene ERP-System können muss. Zudem sollte die technische, als auch die funktionale Perspektive durchdacht werden. Also welche Technologien werden benötigt und über welche Features muss das System verfügen? Diese Analyse sollte möglichst nicht in Eigenregie gemacht werden. Sinnvoller ist es, die einzelnen Abteilungen des Unternehmens mit ins Boot zu holen und um Input zu bitten. Denn nur so kann in Erfahrung gebracht werden, welche Anforderungen an das ERP-System von den Mitarbeitern gestellt werden.
Alle Überlegungen werden anschließend in einem Lastenheft niedergeschrieben. Auf dessen Basis wird dann später entsprechend die ERP-Auswahl getroffen. Hierin enthalten sein sollen ebenfalls die Übersicht über die technische Infrastruktur, der Zeitplan des Projektes und Informationen zum Marktumfeld und zum Unternehmen selbst.
Die solide Grundlage des ERP-Systems steht also nun schon einmal. Jetzt muss der passende Anbieter für die Lösung gefunden werden. Dabei bietet sich eine Shortlist an, um aus dem komplexen ERP-Markt eine kleine Auswahl zu formen. Hier ist es hilfreich, mit einer eigenen Recherche bereits eine Eingrenzung vorzunehmen. So entsteht eine Longlist an ERP-Anbietern, die sich grundsätzlich eignen. An diese wird nun das Lastenheft versendet, um eine Einschätzung zu erhalten. Mit den daraus resultierenden Antworten wird dann die Shortlist an Anbietern für ERP-Systeme für den eigenen Nutzen zusammengestellt.
Um nun den optimalen ERP-Partner zu finden, werden alle im Vorfeld eruierten, zu einem Anbieter-Briefing ein. Hier kann im persönlichen Gespräch auf das eigene Unternehmen, die Branche und die Herausforderungen eingegangen werden. Damit lassen sich dann in der Folge ERP-Workshops durchführen, in denen die Anbieter vorbereitet ihre Lösungen anbieten können. Denn die Auswahl ist eine Entscheidung mit langfristigen Folgen und sollte dementsprechend wohlüberlegt sein.
Ist der passende ERP-Partner gefunden, muss das System noch implementiert werden. Dabei geht es um die technische Umsetzung und darum, die Prozesse zu verankern. In der Folge müssen Mitarbeiter geschult und ein Migrationstest durchgeführt werden. Damit steht das System und kann angewendet werden. Die ERP-Einführung ist somit komplett.