Große Tagungen wie beispielsweise die Bioenergiefachtagung gehören zu den wichtigsten Businessevents überhaupt. Es werden aktuelle Informationen zu beruflichen Themen ausgetauscht und neue geschäftliche Kontakte geknüpft. Damit Ihre Tagung ein echter Erfolg wird, ist es wichtig, sie umfangreich zu planen. Die wichtigsten Schritte der Organisation erläutern wir Ihnen im Folgenden.
Die Vorbereitung
Wenn eine Tagung geplant werden soll, muss zunächst eine Person gefunden
werden, die sich um diese Aufgabe kümmert. Das kann ein internes Komitee, ein
einzelner Mitarbeiter oder ein externer Tagungsplaner sein. Je größer die
Tagung sein soll, desto wichtiger ist es, professionelle Organisatoren zu
engagieren. Als nützlich erweist sich auf jeden Fall eine Checkliste für die Konferenzplanung.
Die Planung einer Tagung kann mehrere Monate in Anspruch nehmen, weshalb der
Termin wenigstens ein halbes Jahr im Voraus bestimmt werden sollte. Dabei
sollten Feiertage ebenso vermieden werden wie der Ferienzeitraum.
Die Location
Auch die Location sollte schon einige Monate im Voraus gebucht werden, denn
geeignete Tagungsräume sind oft schnell ausgebucht. Welche Location am besten
in Frage kommt, hängt von mehreren Faktoren ab:
- Welches Budget steht zur Verfügung?
- Welche Kapazitäten braucht die Location für die Teilnehmer- und Gästeanzahl?
- Welche technische Ausstattung wird benötigt?
- Werden Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe gebraucht?
Sehr beliebt sind zum Beispiel die Coworking, Seminar- und Tagungsräume in Dortmund, die sich direkt im Technologiezentrum und in der Nähe der Autobahn befinden und somit äußerst gut erreichbar sind.
Das Catering
Eine wesentliche Bedeutung hat bei jeder Tagung das Catering – niemand kann
sich schließlich konzentrieren, wenn der Magen knurrt. In Abhängigkeit von der
Länge der Tagung sollten mehrere Essenszeiten eingeplant werden. Wenn die
Tagung früh am Morgen beginnt, ist eine frühzeitige Kaffeepause sinnvoll.
Mittags macht ein gemeinsames Mittagessen Sinn, welches in Menü- oder
Buffetform abgehalten werden kann. Ein gesetztes Mittagessen wirkt oft
niveauvoller und bringt mehr Ruhe in den Raum. Dafür ist das Speisenangebot bei
einem Buffet größer, sodass auf jeden Fall für jeden Teilnehmer etwas
Geeignetes zu finden ist. Allerdings kann es hierbei zu langen Schlangen
kommen. Nachmittags bietet sich eine weitere Kaffeepause mit süßen und
herzhaften Snacks an. In den kleinen Pausen zwischendurch kann Fingerfood zur
Verfügung gestellt werden. Kaffee und Wasser bieten Sie den Gästen und
Teilnehmern am besten gratis an. Auch weitere Getränke sollten Sie
bereitstellen – entweder kostenfrei oder gegen eine geringe Gebühr.
Das Programm
Zu guter Letzt spielt natürlich das Programm eine bedeutende Rolle bei jeder
Tagung. Die Ziele und groben Themenschwerpunkte sollten schon zu Beginn der
Organisation festgelegt werden. Danach lassen sich geeignete Teilnehmer finden,
die einen Beitrag zu der Tagung leisten und beispielsweise einen Vortrag
halten. Der Call for papers sollte am besten mehrere Monate vor dem geplanten
Tagungstermin stattfinden. Er umfasst Angaben über den Themenbereich, den die
einzureichenden Arbeiten behandeln sollten, sowie Ansprüche an das Format, den
Einreichungsweg und die zu wahrenden Fristen. Leiten Sie den Aufruf durch ein
Rundschreiben oder durch eine E-Mail an potentielle Redner.