Die klassischen Arbeitswelten befinden sich in einem strukturellen Wandel – weg vom Konferenztisch mit Handouts in Papierform hin zu virtuellen Work Spaces. Neue Arbeitsmodelle, wachsende Anforderungen nach mehr Mobilität und Transparenz, schnellere Kommunikation und der Wunsch, das Knowhow und die individuellen Stärken der eigenen Workforce noch effektiver nutzbar zu machen, veranlasst immer mehr Unternehmen, in die Schaffung digitaler Arbeitsumgebungen zu investieren. Arbeitsorganisation 4.0 spielt dabei eine wichtige Rolle.
Die zunehmende Digitalisierung erfasst und durchdringt sämtliche Lebens- und Arbeitsbereiche unserer Gesellschaft. Diese beeinflusst nicht nur das Informations- und Kommunikationsverhalten im privaten wie auch beruflichen Umfeld, sondern verändert auch nachhaltig die Art und Weise, wie Arbeitswelten heute funktionieren. Normarbeitsverhältnisse etwa werden heute immer mehr durch neue Arbeits- und Kollaborationsmodelle abgelöst. Die mit der Digitalisierung entstandenen Modelle digital vermittelter Arbeitsteilung wie etwa Clickworker (Outsourcing von „micro tasks“), Crowdworker („Feste Freie“) oder Cloudworker, die ihrer Arbeit flexibel innerhalb und außerhalb des Betriebes mit einer Cloud-basierten IT- Infrastruktur nachgehen, sind heute fest etabliert und werden aufgrund ihrer flexiblen Handhabbarkeit immer öfter in Anspruch genommen.
„Der Effekt etwa vom Einsatz digitaler Arbeitsmittel ermöglicht den Unternehmen mehr Flexibilisierung und Dezentralisierung bei der Umsetzung von Aufgaben, lenkt aber zwangsläufig den Blick auf die zugrundeliegende Arbeitsorganisation. Denn daraus ergeben sich nicht nur gestalterische Freiheiten, sondern auch neue Herausforderungen im Hinblick auf die Kommunikation, Kollaboration, Prozessüberwachung und Mitarbeiterführung“, weiß Patrick Wings, Geschäftsführer des Spezialisten für Projektmanagement- und Collaboration-Software aus der Cloud Taskworld Deutschland GmbH. „Die Definition von Arbeitsprozessen und Meilensteinen, eine klare Aufgabenverteilung, die Befristung und Überwachung der Tasks und die Messung der Leistung sind dabei wichtige Voraussetzungen für eine nachhaltig erfolgreiche Arbeitsorganisation. Dabei geht der Weg langfristig weg von der klassischen Email-Kommunikation hin zu einer Task- basierten Prozesssteuerung, wo Informationen direkt in nachverfolgbaren Workflow-Strukturen eingebettet sind“, so Patrick Wings.
Laut einer aktuellen Unternehmensbefragung der KFW Bankengruppe zur „Digitalisierung im Mittelstand 2017“ haben 33 Prozent der deutschen Unternehmen noch Schwierigkeiten bei der Anpassung der Arbeitsorganisation auf eine stärker digitalisierte Arbeitsweise. Ein Grund: Statt mit einer zentralen Plattform für Task-Management, Team-Kommunikation und Projektmonitoring zu arbeiten, jongliert die Mehrzahl der deutschen Betriebe heute mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Lösungen, um die eigene Arbeitsorganisation zu vereinfachen, wie E-Mail- Client, Projektmanagement-Software, Collaboration-Software, Konferenz-Systeme, Instant Messaging Dienste, ERP-Software oder Office-Tools wie Excel.
Errichtung virtueller Teams für mehr Transparenz im Tagesgeschäft und bessere Arbeitsorganisation
Warum sollten Abteilungen und Arbeitsgruppen heute zu virtuellen Teams werden? Der Vorteil der Virtualisierung von Tätigkeiten – nicht nur außerhalb fester Arbeitsstrukturen – liegt vor allem in der Fähigkeit, für jeden Prozessbeteiligten „gläserne“ Prozesse zu schaffen sowie Planungs- und Steuerungsmechanismen besser handhabbar zu machen. Aufgaben und Meilensteine lassen sich per Mausklick erstellen, beliebigen Mitarbeiter zuweisen, mit Fristen versehen oder mit Dokumenten verknüpfen, so dass jeder Prozessbeteiligte weiß, wer was wann zu tun hat. Fällt ein Mitarbeiter krankheitsbedingt aus, wird die Aufgabe per Drag+Drop einfach einem anderen Mitarbeiter zugeordnet.
Aufgaben geraten nicht wie so häufig in der Email-Flut in Vergessenheit und Mitarbeiter können ihre Tasks jederzeit über Priorisierungen, Rückmeldungen oder Delegierungen organisieren, so dass „Arbeits-Peaks“ oder Fristüberschreitungen wirksam vermieden werden. „Durch den Einsatz von Collaboration-Tools fühlen sich Mitarbeiter nicht nur in Teams und auch in das Unternehmensgefüge eingebunden. Damit können sie auch ein effektives Instrument des Team-Building nutzen, um die Wissens- und Ideensammlung auf horizontaler und vertikaler Ebene zu fördern, individuelle Stärken der Mitarbeiter im Sinne der Projekt- und Unternehmensziele einzubringen oder für eine gemeinsame Aufgabe zu bündeln“, unterstreicht Digitalisierungs-Experte Patrick Wings.
„Intuitive Handhabbarkeit, Cloud-Infrastrukturen, die Erfüllung deutscher Datenschutzrichtlinien und flexible Berechtigungskonzepte sind dabei enorm wichtig, um neue Projekt- und Prozess- Teilnehmer über den Web-Browser sofort effektiv in das Arbeitsteam und Projekt zu integrieren (Stichwort „Onboarding“) und produktiv zu machen. Die Kommunikation über die Cloud bzw. den Web-Browser macht es zudem denkbar einfach, auch Partner und Kunden einzubinden und einen außergewöhnlichen Mehrwert in der Kundenbeziehung zu bieten.“
Verlag Um die Ecke schafft interaktive Workspaces für Agenturgeschäft
„Heute sind wir hier sehr straff und zielgerichtet organisiert. Sämtliche Projektrelevante Korrespondenz findet direkt und ganz ohne aufwändige Suche direkt über eine zentrale Collaboration-Plattform statt und ist direkt mit dem Projekt, Anhängen und allen notwendigen Informationen verknüpft. Jeder Mitarbeiter lässt sich sofort über einen Task-Link „onboarden“ und arbeitet seine Aufgaben im Workspace nacheinander ab, ohne sich um aufwändige Abstimmungsprozesse, Terminkoordination oder Aufgabenverteilung kümmern zu müssen“, erläutert Birgit Franchy, Inhaberin des Verlagshauses „Um die Ecke“. „Damit können wir den gesamten Hefterstellungsprozess mit allen prozessbeteiligten Mitarbeitern digital und medienbruchfrei strukturieren, nachverfolgen und steuern – auch ganz ohne eigenständiges Redaktionssystem.“