Unternehmer aufgepasst: Durch einen neuen Erlass des Bundesfinanzministeriums droht im Ernstfall der Vorwurf der Steuerhinterziehung. Zwar wird in dem Erlass angenommen, dass Firmen mit einem internen Steuerkontrollsystem nichts zu verbergen haben, der Knackpunkt liegt aber im Umkehrschluss, den die Finanzämter laut der Osnabrücker Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft HLB Dr. Klein, Dr. Mönstermann & Partner ziehen.
Denn in den Behörden herrsche zunehmend die Meinung vor, dass „bei Unternehmen, die kein Kontrollsystem haben, vermutlich nicht alles mit rechten Dingen zugeht“, mahnt Steuerberater Dr. Christoph Averdiek-Bolwin, Partner der Kanzlei, die Mitglied im bundesweiten Netzwerk HLB Deutschland ist.
Ein innerbetriebliches Kontrollsystem – ein sogenanntes Tax Compliance Management System (TCMS) – kann Unternehmer im Ernstfall also vor dem Vorwurf der Steuerhinterziehung und damit vor Auseinandersetzungen mit der Finanzbehörde und einer möglichen Rufschädigung bewahren. Relevant wird die Frage nach einem solchen System zum Beispiel, wenn ein Unternehmen eine korrigierte Steuererklärung oder Steuervoranmeldung abgibt. Dies ist zwar grundsätzlich erlaubt, dennoch lässt dies die Finanzverwaltung laut der Osnabrücker Kanzlei in letzter Zeit immer häufiger aufhorchen und annehmen, es könnte sich um vorsätzliche Steuerhinterziehung handeln. Daher werde zunächst darauf geschaut, ob ein innerbetriebliches Kontrollsystem vorhanden ist.
Einfaches Merkblatt oft ausreichend
„Im Grunde kann sich also niemand einem solchen System entziehen, auch wenn es laut Gesetz keine Pflicht ist“, sagt Averdiek-Bolwin. „Die gute Nachricht: Form und Umfang dieses Kontrollsystems sind vom Gesetzgeber nicht definiert. In manchen Fällen genügt ein einfaches Merkblatt.“ Dies variiere unter anderem je nach Unternehmensgröße, Komplexität und Art des Kerngeschäfts. Was also für das eine Unternehmen ausreichend und sinnvoll ist, kann für ein anderes völlig unzureichend sein. „Von einem einfachen Dokument zum Ablauf der Buchführung in kleinen mittelständischen Unternehmen bis zu schriftlichen Arbeitsanweisungen, Mitarbeiterschulungen und einem umfangreichen Konzept in großen Betrieben reicht die Bandbreite möglicher interner Kontrollsysteme“, sagt Averdiek-Bolwin.
Ein passendes Kontrollsystem behält auch bei komplizierten Betriebskonstruktionen und ausländischen Niederlassungen den Überblick. Denn die Systeme fixieren schriftlich Zuständigkeiten, Abläufe und Prozesse, um im Zweifelsfall schnell eine Antwort zu liefern, an welcher Stelle und aus welchem Grund ein Fehler passiert ist und wie in diesem Falle reagiert wird.
Die Zahl der Fehlerquellen ist endlos
Außerdem sollen Kontrollsysteme der Finanzbehörde vermitteln, dass das Unternehmen redlich bemüht ist, seine Pflichten zu erfüllen und Fehler nicht billigend in Kauf nimmt. Denn je mehr Personen und Prozesse in die steuerlichen Belange eines Unternehmens eingebunden und je automatisierter die Abläufe sind, desto größer ist das Risiko ungewollter Fehler. So kann beispielsweise eine fehlerhafte automatisierte Buchung zu hunderten weiterer fehlerhafter Buchungen führen, bevor es jemand bemerkt. Die Zahl möglicher Fehlerquellen ist endlos.
„Unternehmer sind bestens beraten, wenn sie den gestiegenen Anforderungen der Finanzverwaltung nachkommen und ein für ihr Unternehmen angemessenes Kontrollsystem implementieren“, rät Averdiek-Bolwin abschließend: „Der damit verbundene Aufwand steht in keinem Verhältnis zu dem Imageschaden, den ein eingeleitetes Ermittlungsverfahren wegen Steuerhinterziehung bei Kunden, Zulieferern und im eigenen Hause hervorrufen würde.“
Der Hintergrund: Die GoBD-Regelungen für alle Unternehmer Die Grundlage des Ganzen sind die neuen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), die große Herausforderungen an alle Unternehmer stellen. Alle buchführungspflichtigen und alle freiwillig buchführenden Unternehmen müssen diese Grundsätze bei der Organisation aller betrieblichen Prozesse berücksichtigen.
Laut GoBD müssen:
1. alle Geschäftsvorgänge zeitgerecht, vollständig und unveränderbar aufgezeichnet werden,
2. auch alle Vor- und Nebenvorgänge wie Materialwirtschaft, Fakturierung und Zeiterfassung sowie Programme zum Scannen und Archivieren von Rechnungen mit erfasst werden,
3. Belege unmittelbar nach Eingang oder Entstehen gegen Verlust gesichert werden,
4. alle Vorgänge in einer schriftlichen Verfahrensdokumentation zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit fixiert werden,
5. der organisatorische Prozess sowie die eingesetzte Soft- und Hardware genau beschrieben werden.
Aus der in Punkt 4 genannten Verfahrensdokumentation muss sich auch ergeben, wie die Vorschriften GoBD-konform umgesetzt werden. Ein internes Kontrollsystem oder Tax Compliance Management System ist gewissermaßen ein Teil dieser vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation.