Zur Gestaltung abwechslungsreicher Kongresse: Das Management von Kongressen, Tagungen und Seminaren hat so seine Tücken. Mit enormem Aufwand und hohem Zeitinvest werden die geschäftlichen Veranstaltungen organisiert – mal mit mehr, oft genug aber auch mit weniger Erfolg. Dass man diesen keinesfalls dem Zufall überlassen muss, weiß auch René Hilfert, der im Außendienst der Party Rent Group Organisatoren bei der Ausrichtung geschäftlicher Veranstaltungsformate berät.
„Es gibt unglaublich viele Stellschrauben bei der Kongressplanung. Wer als Planer ein Auge für die Details der Vorbereitungs-, Durchführungs- und Nachbereitungsphase hat, dem gelingt die Punktlandung. Dabei versuchen wir als Event-Supplier so gut es geht zu unterstützen.“ Mit der Unterstützung meint Hilfert manchmal auch einen Schubser in die richtige Richtung. „Kongresse müssen heute deutlich interaktiver sein, sie müssen Neues bieten, Teilnehmer mit einbeziehen und zum Mitmachen animieren. Dass das Publikum einem einzelnen Redner stundenlang nur zuhört ist überholt.“ Party Rent gestaltet in seiner Funktion als Ausstatter zwar nicht primär die Veranstaltung an sich, kann aus seiner Projekterfahrung dennoch wichtige Anstöße geben. Der Dienstleister schafft mit seinem Event-Equipment und Mobiliar den Rahmen für einen möglichst offenen Austausch, inspirierende Atmosphäre oder ein kreatives Raumdesign. „Kreativität kann man nicht lernen, aber man kann sie fördern“, beschreibt René Hilfert das gezielte Erzeugen bestimmter Stimmungen auf Veranstaltungen.
Vorher: Die richtige Kommunikation ist alles!
Als einer der wichtigsten Punkte kann gewiss die Kommunikation über den gesamten Prozess hinweg gesehen werden. Wer im Vorfeld bereits transparent mit seiner Zielgruppe kommuniziert, erfährt, welche Themen diese beschäftigt und wie das zu den eigenen Themen passt. Für die Konzeption des Kongresses können so wichtige Erkenntnisse gewonnen werden. Dabei sollte der Dialog nicht aus den Augen verloren werden, der vor allem über Substanz und Kontinuität funktioniert. Das bedeutet zwar Aufwand, wer den Dialog jedoch ernst nimmt, profitiert von einer lebhaften Community, die den Austausch von Ideen fördert. Das letztliche Ergebnis wird demnach verbessert.
Auf der Veranstaltung: Gute Organisation und alles, was neu ist!
Auf der Veranstaltung selbst kommt es dann auf durchdachte Planung an. Die Empfangssituation etwa: Wie auch in anderen Lebenslagen ist der erste Eindruck nicht zu unterschätzen. Überlaufene Check-In Bereiche frustrieren den Gast. Durch Raumteiler und eine persönliche Begrüßungssituation wird dieser erste Kontaktpunkt angenehmer gestaltet. Besonders bei größeren Kongressen ist die Bedeutung eines strukturgebenden Wegekonzeptes nicht zu unterschätzen. „Gerade beim ersten Betreten der Veranstaltungsräume schließt der Teilnehmer schnell von der hier gebotenen Darbietung auf die Qualität der gesamten Veranstaltung. Wer hier abwechslungsreiche Szenarien bietet und neue Produkte und Designs bietet, überzeugt“, beurteilt René Hilfert aus der Erfahrung als Ausstattungspartner solcher vornehmlich business-geprägten Veranstaltungen. „Wirtschaftskommunikation muss sich verändern, heute erfordert eine gute Tagung mehr als die 08/15-Bedingungen im benachbarten Dorf-Hotel – überspitzt gesagt. Für uns sind Innovationen deshalb sehr wichtig. Jeder Veranstalter will das Neue, das Außergewöhnliche. Mit Produkten wie unserem neuen Kongress-Stuhl „Chairik“ greifen wir genau diese Bedürfnisse auf.“ Als Berater in Ausstattungsfragen kann der Außendienstmitarbeiter von Party Rent nur in einem Teilbereich für eine Modernisierung der bekannten Strukturen bewirken, das eigentliche Konzept müsse an anderer Stelle überdacht werden. „Dennoch verstehen wir es, über Lounge-Bereiche, abwechslungsreiche Settings unserer Möbel und eine frische Optik eine Atmosphäre zu schaffen, die Inspiration auch zulässt“, argumentiert Hilfert für die Leistungen von Party Rent.
Nachher: Inhalte in die Öffentlichkeit und ins Netz tragen!
Wichtig ist es, zu erkennen, dass mit dem Ende des eigentlichen Kongresses nicht auch das Ende des gesamten Prozesses gekommen ist. Es gilt, das Erlebte nun in die Öffentlichkeit und die virtuelle Welt auszudehnen. Starke Veranstaltungsbilder der Räume, Vorträge und Teilnehmer oder entsprechende Zitate helfen, die kommunikative Wirkung des Kongresses zu verlängern. Eine bessere Werbung für den nächsten Kongresstermin gibt es gar nicht.