Im Oktober 2012 wurde die Iron Mountain-Studie zum Papierloses Büro veröffentlicht: Demnach ist das papierlose Büro in vielen Unternehmen derzeit nicht realisierbar, eine papiereffiziente Umgebung sei aber erreichbar. Die Europäische Kommission beziffert das Einsparpotential durch E-Rechnungen europaweit auf jährlich 40 Milliarden Euro, die IHK Koblenz die Einsparung pro Rechnung auf bis zu 11,60 EUR/Rechnung. Insbesondere der Wegfall der Pflicht zur elektronischen Signatur hat die E-Rechnung gestärkt, die Einführung des neuen Standards PDF/A3, der die Übermittlung der Rechnungsinformationen deutlich rationalisiert, wird ein Übriges tun, um die E-Rechnung immer weiter zu verbreiten.
Die damit einhergehende Entlastung der Umwelt durch geringeren Verbrauch von Papier sowie den ersparten körperlichen Transport von Papier und Rechnungen sollte ein weiterer Grund für diesen Trend sein. Die technischen Möglichkeiten sind in vielen Unternehmen bereits seit Jahren vorhanden, häufig wird aber an althergebrachten Verfahrensweisen festgehalten, nicht aus Überzeugung, sondern weil man die bewährte Arbeitsweise nicht in Frage stellt. Deutlich wird dies gerade für Kleinunternehmen am Beispiel der monatlichen Telefonrechnung. Immer mehr Anbieter sind zur E-Rechnung übergegangen, Papierrechnungen sind, wenn überhaupt, nur noch gegen Aufpreis zu erhalten. Mit dem Erhalt der digitalen Rechnung ist aber zwingend die elektronische Rechnung aufzubewahren. Dennoch wird häufig nach alter Tradition verfahren, d.h. die Rechnung wird ausgedruckt und zur Buchhaltung genommen. Den Betriebsprüfer freut es, denn der Ausdruck einer digitalen Rechnung ist nicht die digitale Rechnung selbst. Fragt er dann nach dem Rechnungsoriginal (d.h. der Datei), hat er häufig schon sein Mehrergebnis sicher.
Wird die E-Rechnung jedoch direkt digital dem Steuerberater zur Verfügung gestellt, erfolgt kein Medienbruch. Moderne Steuerberatungssoftware erlaubt die revisionssichere Archivierung dieser Rechnungen.
Ähnliches gilt für den Bereich der Lohnabrechnungen. Auch hier wird vielfach an der traditionellen Papierarchivierung festgehalten. Einfach nach dem Motto „das haben wir schon immer so gemacht“, obwohl ein Lohnsteuerprüfer, der keine GDPdU-Daten bekommt, quasi eine Steilvorlage für sein Mehrergebnis erhält. Papierausdrucke interessieren ihn nicht, Prüfungsunterlage ist der Datensatz.
Moderne Lösungen stellen die Auswertungen online bereit, jeder Arbeitnehmer hat einen eigenen verschlüsselten Zugang und kann –genau wie er seine Rechnung für Telefon oder Kabelfernsehen herunterlädt – bei Bedarf auch auf seine Lohnabrechnung schauen, diese ausdrucken oder vermailen. Der Arbeitgeber hat mit der Ablage der Lohnauswertungen (Lohnabrechnungen, Beitragsnachweise, Lohnjournale, LSt-Anmeldungen etc.) nichts mehr zu tun. Er kann online darauf zugreifen und sich im Übrigen seinem eigentlichen Geschäft widmen.
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